Правила засвідчення копій документів в Україні

Таке питання часто виникає на практиці, а оскільки помилки у засвідченні копій документів можуть мати серйозні наслідки – ділимося з Вами нашими знаннями. Після прочитання Ви також знатимете, як правильно завіряти копії документів.

Як правильно завірити копії документів для подання до суду, податкової і не тільки?

Цивільним процесуальним кодексом України встановлено, що письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії, якщо інше не передбачено цим Кодексом. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього (стаття 95 ЦПК України, аналогічного змісту норми є і в інших процесуальних кодексах України).

Правильно завірити копію документа, – не так вже й складно: достатньо на копію документа правильно нанести відповідний напис та поставити свій підпис.

Посвідчувальний напис може бути нанесений як «від руки», так і машинним способом (наприклад, – надрукований на принтері) або шляхом проставлення відбитка заздалегідь виготовленим штампом.

В Україні правила засвідчення копій документів стандартизовано. Це означає, що напис, що засвідчує, повинен відповідати затвердженому зразку.

Що ж таке «належним чином засвідчена копія»?

На практиці під цим терміном розуміють засвідчення копій документів відповідно до правил, встановлених Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який набув чинності з 1 вересня 2021 року. Цей документ затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144.

ДСТУ 4163:2020 виданий на заміну іншого стандарту, – ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який був затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.

Відповідно зазначеного стандарту, відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів:

«Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати посвідчення копії.

На папері все це виглядає приблизно так (зразок):

Згідно з оригіналом
Секретар Іванова І.І.
01.01.2024р.

При засвідченні копії документа фізичною особою (наприклад при посвідченні копії паспорта, ідентифікаційного номера, Свідоцтва про шлюб чи про народження дітей перед поданням документів до суду, банку тощо), – посада не пишеться. Усі інші реквізити, – мають бути проставлені.

Як ми вже вказували вище, – напис, що засвідчує, може наноситися як від руки (вручну), так і машинним способом або шляхом проставлення спеціально виготовленого штампу.

Читайте також:

Журнал реєстрації вихідних документів: зразок і правила заповнення по підприємству

Всі підприємці рано чи пізно відправляють документацію «до зовнішнього світу», навіть в маленькій організації. Легко переплутати або щось забути при регулярному виконанні обов’язків. Тому так важливо вести облік документації. При цьому важливо вести облік як входять, так і вихідних ділових паперів.

Традиційне паперове оформлення для вирішення цієї проблеми цілком підійде.

Журнал реєстрації вихідних документів: визначення та основні поняття

Реєстрацією називають процес запису облікових даних, що стосуються документа. Це робиться тільки за нормами і правилами, встановленими на законодавчому рівні. Це допомагає фіксувати факт відправлення або отримання, створення елемента документації.

Реєстрація потрібна для наділення паперів юридичну силу. Без реєстраційних номерів документи не зізнаються мають силу. У всякому разі, офіційно.

Для реєстрації документів використовують спеціальні журнали. Вони продаються в канцелярських магазинах. Назви граф, товщина і формат можна вибрати різні. Блокнот або зошит формату А4 теж можуть стати такими журналами, якщо розлінованих їх за всіма правилами.

Такі журнали полегшують відстеження вихідної і вхідної документації. Це дозволить переконатися, що всі відповіді відправлені вчасно. Факти створення і відправки листів теж документуються. У журналі стоять точні дати відправлення і створення, повне найменування адресатів.

Організаційна структура, масштаб підприємства впливають спосіб вирішення питання. Самі керівники реєструють документацію в невеликих компаніях, де немає ні секретаря, ні організованого документообігу. Якщо за це відповідає співробітник зі штату організації, краще все закріпити у відповідному наказі.

Більше інформації про те, в якому порядку здійснюється ведення журналу реєстрації вхідних документів по підприємству, ви можете отримати тут.

Про деякі важливі поняття

• На оригіналі документів проставляють дату реєстрації, індивідуальні номери. Це робиться тільки вручну. Дані пишуться на копіях з візами, які зберігаються в організаціях в підшитому вигляді.
• Дата відправлення – день, коли папір затвердили, коли поставило підпис керівництво, відповідальна особа. Для цих даних використовують другу графу. Проставляються арабськими цифрами, позначаючи день, місяць і рік.
• На документації, крім листів, ставлять найменування виду. Призначення і зміст допоможуть розібратися, до якого різновиду належить той чи інший документ. Позначається це в графі номер три.
• У вихідних паперах, на початку тексту, вказують короткий зміст, заголовок. Це не обов’язково, якщо зміст листів маленьке. Про нього треба запитують у співробітників. Або швидко оцінюють самостійно. Позначається в третій графі.
• Графа 4 потрібна для відомостей про адресата. Тут пишуть, куди і кому відправляється посилка.
• Графа 5 – містить вказівку на кількість листів. Через дріб проставляється кількість листів в додатку, якщо це необхідно.

Співробітники, відповідальні за складання листів, називаються виконавцями в тексті. Вони приносять документи за реєстрацію, пишуть лист і звертаються за підписом до керівників, працюють з контрагентами.

Способів відправки кореспонденції 8:

Дату відправлення документа ставлять в графі 9. Графа 10 заповнюється, якщо є вихідний номер.

Термін зберігання і деякі правила заповнення журналу реєстрації вихідних документів

3 роки – максимальний термін збереження журналів для реєстрації документації. Після цього часу призначається експертиза для перевірки цінності відомостей. Для цього керівник складає окремий наказ. Якщо комісія виявить паперу, що не представляють ніякої цінності, останні знищуються. Що супроводжується окремим актом.

Ось деякі окремі категорії ділових паперів, реєстрації не підлягають:

1. Бухгалтерські.
2. Запрошення на заходи.
3. Листівки, вітальні листи.
4. Матеріали і проспекти рекламного змісту.

Перед тим, як зареєструвати документ, складають проект. У його номер включають номер підрозділу, коли в цьому виникає необхідність.

Для оформлення допускається застосування фірмових бланків. У журнали можуть занести ділові папери, які тільки перебувають на стадії проектування. На них підпис керівництва ще не варто.

Для нумерації і заповнення журналів кожна компанія може розробляти свою схему, яку вважатиме найбільш зручною.

Журнал реєстрації вихідних документів – зразок заповнення:

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції ВАТ Автодорстрой. Зразок заповнення журналу реєстрації вихідних документів ЗАТ Спектр.

Вихідні листи. Підготовка. Для всіх чи обов’язкова реєстрація?

Алгоритм роботи є у і листи, яке керівництво відправляє. Він складається з декількох етапів:

1. Проект письма готують виконавці.
2. Узгоджуються паперу тільки в разі потреби
3. Підпис на проекті ставить генеральний директор. Або інший керівник з відповідними повноваженнями.
4. Секретар реєструє паперу. При електронний документообіг виконавці самі вирішують питання.
5. Відправка листа.
6. Приміщення в справу оригіналу листа, або його візової версії.

Це обов’язковий порядок дій, не допускає порушень. Листи не реєструються, якщо керівники не поставили на них свої підписи.

Які групи паперів не вимагають реєстрації?

• Привітання.
• Запрошення на заходи.
• Прайс-листи.
• Матеріали з рекламним змістом.
• Комерційна пропозиція.

Якщо один з цих документів передбачає наявність супровідної записки, то вона реєстрації підлягає.

Що на рахунок дат і номерів?

Для дати реєстрації, вказівки номерів в документації використовуються спеціальні поля. Такі поля легко знайти під шапкою, після найменування організацій.

Щоб дати не описує вручну, секретарі замовляють спеціальні штампи. Але це допустимо тільки для варіантів листів, які складаються на звичайному папері, а не на фірмових бланках.

У кожній компанії приймають власну систему, згідно з якими листи і отримують номери. Головне, щоб цей набір цифр був унікальним. Кожен лист має мати свій власний, унікальний номер. Інші варіанти оформлення незаконні. Лист отримує одне позначення, навіть якщо один і той же його текст відправляється декільком різним адресатам.

Журнал реєстрації вихідних документів – зразок ви можете скачати за наступним посиланням.

Журнал реєстрації вихідних документів: як виправляти помилки?

І висока кваліфікація не рятує бухгалтерів від помилок. Не рідко виникають ситуації, коли для вихідних ділових паперів пропускають кілька номерів. Не допускається вносити зміни в паперах, які вже пройшли реєстрацію.

Відповідний запис ставиться там, де номери пропущені. Цього достатньо для внесення більшої ясності. Печатка і підпис відповідального співробітника запевняють такий запис.

У «примітках» робиться запис про анулювання, якщо реєстрація паперів в журналі реєстрації вихідної кореспонденції пройшла помилково.

З’явилася подвійна реєстрація? Про це повідомляють із зазначенням номера вихідної паперу, тоді його легше буде знайти.

Дізнатися, як заповнити журнал реєстрації наказів по основній діяльності і завантажити його зразок, ви можете в цій публікації.

Рекомендації для укладачів вихідної документації

1. Листи в вихідних паперах – у відповідь, або ініціативні. Вони відрізняються тільки тим, починає організація листування сама, або відповідає на пропозицію. У відповідних листах міститься тільки інформація, відповідна запиту.
2. На бланках організації листи друкуються в кількості двох екземплярів. Оформлення «шапки» вимагає уваги.
3. Зліва, у верхній частині документа, згадується особа, якій призначається документ.
4. Праворуч – стоять реквізити компанії, яка лист відправляє.
5. У першій частині звернення до адресата і опису причини, по якій потрібно звернення.
6. Додатки перераховуються тільки після основного тексту. У нижній частині сторінки, в кінці, дані про себе пише укладач.
7. Лист вимагає узгодження з посадовими особами, які приймають рішення в конкретних напрямках. Тільки після цього свій підпис ставлять керівники.
8. Підписані, узгоджені свідоцтва передаються діловодом. Ще один екземпляр роздруковується, якщо його важливо зберегти в організації.

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції – зразок для заповнення по підприємству:

Зразок журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

Як діяти діловода?

1. Вихідні листи приймаються від укладачів. Діловод перевіряє, чи відповідають вимогам реквізити. І дивляться, чи присутні всі необхідні підписи. Окрема увага приділяється програмам.
2. У журналі реєстрації вихідної кореспонденції зазначаються всі відомості по документу. Допускається застосування інших інструкцій, якщо на підприємстві перейшли до документообіг в електронній формі. Але строгих правил оформлення немає і для документів, які оформляються традиційним способом.
3. Набір вимог пред’являється до вихідних номерами. Спочатку йде номенклатура папки, де документи зберігаються. Порядковий номер у конкретній листа вказується через косу або тире.
4. Вихідні номера пишуться в спеціальних рядках. Це стосується і вхідної кореспонденції. Копії зберігаються в папках-справах.

Документи, що надійшли проходять реєстрацію в той же день, коли вони опиняються у одержувачів. Максимальна відстрочка – наступний робочий день. Інакше знижується час на фактичне виконання зазначених дій. Подібні зволікання обертаються негативними наслідками, і для підприємства в цілому, і для окремих співробітників.

Не знаєте, як правильно заповнити журнал обліку робочого часу по підприємству? В нашої нової статті ви можете дізнатися, як це зробити!

Проводиться реєстраційна процедура протягом календарного року. 1 січня кожного року обнуляється нумерація документів. Лише описи справ постійного зберігання можуть стати винятком із правил.

Не завжди доцільно створювати нову систему зберігання і прошивки для паперів, які надійшли в компанію нестандартними способами. Найлегше позначати зміни в окремих графах, або додавати букви або цифри до коду.

Кожна організація сама визначає не тільки спосіб реєстрації вихідної і вхідної документації, а й порядок внесення записів по ній. Децентралізоване ведення облікових баз в електронному вигляді застосовують уже тисячі й сотні тисяч компаній. Головне – передбачити захист даних, щоб уникнути помилок і змін без необхідності.

Покрокова інструкція по реєстрації ТОВ самостійно і список необхідних документів для оформлення – тут.

Завдяки електронному зберіганню процес реєстрації помітно спрощується. Секретарі витрачають менше часу на пошук потрібної інформації. Це допомагає налагодити і документообіг між підрозділами. Допускається створення спеціальних внутрішніх служб, що відповідають за цей процес. Або структурні підрозділи організовують процес самостійно.

В якому порядку здійснюється реєстрація вихідної документації в електронному вигляді, ви можете дізнатися в цьому відео: