Вимоги до оформлення додатків до документів і відміток про їх наявність

Вимоги до складення й оформлення додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів визначені у пунктах 44 — 47 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних і місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55), а також у пунктах 86 — 87 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої Постановою № 55.

Вимоги до оформлення реквізиту «Відмітка про наявність додатка» на організаційно-розпорядчих документах і передусім на службових супровідних листах встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складають з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

1. На додатках (положеннях, інструкціях, правилах, порядках тощо), що затверджуються розпорядчими документами (постановою, розпорядженням, наказом тощо), проставляють гриф затвердження відповідно до вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). А у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту самої постанови, розпорядження чи наказу роблять посилання: «що додається» або «(додається)».

При цьому на додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

1. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, переліки, форми тощо) до основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) повинні мати відмітку з посиланням на цей основний документ та відповідний пункт його тексту, наприклад:

У тексті основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) робиться відмітка про наявність додатків: «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

Додатки оформляють, як правило, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм).

Якщо додаток лише один, його не нумерують. У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2 і так далі. При цьому знак «№» перед цифровим позначенням не ставлять.

На другому і наступних аркушах додатка робиться відповідна відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1», «Продовження додатка 2».

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!

Кожний додаток має бути завізований працівником, який його створив, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, мають бути підписані керівниками відповідних структурних підрозділів юридичної особи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

1. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом за такою формою:

Якщо документ має додатки, повні назви яких не наведено в тексті документа, то ці назви потрібно вказати у відмітці про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають, наприклад:

У разі якщо документ містить більше десяти додатків, складають опис, а відмітку про наявність додатків оформлюють у такий спосіб:

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють таким чином:

Слід зауважити, що згідно з пунктом 4 глави 7 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

1 — Правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів)

2 — Наявність і правильність зазначення адреси

3 — Наявність на документі відмітки про додатки

4 — Наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього

5 — Наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах юридичної особи — автора

6 — Наявність і повноту додатків

7 — Відповідність кількості примірників кількості адресатів

Насамкінець зазначимо, що вимоги до підготовки додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів, а також оформлення відмітки про наявність додатків до супровідних листів повинні бути чітко прописані в індивідуальній інструкції з діловодства юридичної особи. При цьому примірник цієї інструкції має бути в кожному структурному підрозділі, діяльність якого хоч якось пов’язана з оформлення службової документації.

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»

Щомісяця у виданні:

• документаційні процеси
• складання й оформлення службових документів
• особливості роботи архіву на підприємстві
• функціонування системи електронного документообігу
• прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
• юридичні консультації

Презентаційний номер: e.dilovodstvo.com
З питань придбання: 0 (800) 219-977

старший науковий співробітник відділу архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Отримуйте професійні новини першими!

Розсилки дайджесту здійснюються двічі на тиждень.

Якщо ви вже зареєструвались на порталі, то ваша електронна адреса буде автоматично внесена до бази отримувачів новин.

Новини

Мінімальний ЄСВ за працівників: коли треба донараховувати

Коли роботодавець має нарахувати на зарплату працівника ЄСВ не нижче від мінімального страхового внеску і як виконувати це правило під час війни, як зазначити донарахування ЄСВ у єдиній «зарплатній» звітності розповідає Русанова Ганна, «Дебет-Кредит»

Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ єдиний соцвнесок для роботодавців встановлюється у розмірі 22% до визначеної статтею 7 цього закону бази нарахування ЄСВ. Менші ставки ЄСВ передбачені лише щодо працівників із інвалідністю (проте щодо них донарахування ЄСВ до мінімального розміру і не робиться!).

Тобто коли йдеться про «базову» ставку 22%, то є вимога сплачувати за працівника ЄСВ у розмірі, не меншому за мінімальний внесок!

Якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ.

Звертаємо увагу! З 1 жовтня 2022 року згідно з Держбюджетом на 2022 рік розмір мінімальної зарплати становитиме:

• у місячному розмірі – 6700 грн (тобто на 200 грн більше ніж було встановлено з 1 січня – 6500 грн);
• у погодинному розмірі – 40,46 грн (тобто на 1 грн і 20 копійок більше, ніж було з 1 січня 2022 року – 39,26 грн).

Максимальна база для нарахування ЄСВ з 1 січня по 30 вересня 2022 року становить 97 500 грн, з жовтня – 100 500 грн.

А коли ЄСВ не донараховують?

Неодноразово податківці наводили перелік випадків, коли не потрібно застосовувати правило донарахування ЄСВ до мінімального страхового внеску. А саме:

• до заробітної плати з джерела не за основним місцем роботи — базою нарахування ЄСВ є отриманий дохід (прибуток) незалежно від його розміру;
• до заробітної плати (доходу) працівника — особи з інвалідністю, який працює на підприємстві або у ФОПа, де застосовується ставка 8,41%;
• до заробітної плати (доходу) працівників всеукраїнських громадських організацій інвалідів, зокрема товариств УТОГ та УТОС, де застосовується ставка 5,3%;
• до заробітної плати (доходу) підприємств та організацій, громадських організацій інвалідів, де застосовується ставка 5,5% (для працюючих інвалідів);
• до працівників, яким надано відпустки без збереження заробітної плати на період проведення АТО у відповідному населеному пункті з урахуванням часу, необхідного для повернення до місця роботи, але не більше ніж 7 календарних днів після прийняття рішення про припинення АТО;
• якщо працівника прийнято не з першого робочого дня та звільнено не останнім робочим днем звітного місяця;
• якщо працівник повний місяць перебуває у відпустці без збереження заробітної плати — бази нарахування єдиного внеску немає;
• для працівника (за основним місцем роботи), в якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, адже загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних визначається після надання листка непрацездатності).

Як війна впливає на сплату ЄСВ роботодавцями?

Так, наразі триває війна, і вона накладає відбиток на правила сплати ЄСВ.

Для окремих роботодавців щодо сплати ЄСВ було встановлено пільги. Це стосувалося фізосіб-роботодавців, які є платниками єдиного податку ІІ та ІІІ груп, а також юросіб, які належать до ІІІ групи ЄП. Вони мали право за власним рішенням не сплачувати ЄСВ за найманих працівників, призваних під час мобілізації на військову службу до ЗСУ. Але обовʼязок виплати цього середнього заробітку з 19 липня 2022 року скасовано.

І оскільки підняли цю тему, то треба нагадати, що за липень 2022 року всі роботодавці, які виплачували востаннє середній заробіток мобілізованим мали сплатити ЄСВ за цей місяць не нижче мінімального соцвнеску. Про це ми писали тут.

Також наразі діє можливість призупинення трудових відносин. На думку редакції, в цій ситуації донараховувати ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску роботодавець не повинен – цю втрату бюджету та страхового стажу має компенсувати держава-агресор. Проте, податківці з цього приводу ще не висловилися, отже, чекаємо на їх роз’яснення.

Деякі підприємства ввели простій. Так от ще раніше Федерація профспілок проконсультувала про нарахування ЄСВ в таких випадках.

У місяці, в якому стався простій, за працівників, зайнятих на основному місці роботи, ЄСВ нараховують не нижче мінімального страхового внеску. Якщо в такому місяці база нарахування ЄСВ за ставкою 22 % виявиться нижчою за мінімальну зарплату, тоді ЄСВ нараховують на різницю між фактично одержаним заробітком і мінімальною зарплатою. Це ж стосується і тих випадків, коли простій триває весь місяць.

Приклад 1. Нарахування ЄСВ на зарплату працівника за основним місцем роботи при неповному робочому часі.

Працівникові за основним місцем роботи встановлено оклад 6000 грн, і жодних інших виплат він отримувати не повинен. Але працює на 0,5 ставки. Тому норму робочого часу за основним місцем роботи не виконує, а оплата його праці відбувається пропорційно до фактично відпрацьованого часу.

Роботодавець зарплату за жовтень нараховує виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (6700 грн) пропорційно до відпрацьованого часу. Нарахована зарплата за місяць у такому разі становить: 6700 х 0,5 = 3400 грн.

Базою для нарахування ЄСВ, коли працівник перебував у трудових відносинах із роботодавцем за основним місцем роботи весь місяць, є МЗП (з жовтня 2022 р. — 6700 грн).

Тому роботодавець має нарахувати та сплатити ЄСВ на рівні мінімального страхового внеску, якщо нарахована зарплата менша від МЗП, у розмірі 1434 грн (3350 х 22% + ((6700 – 3350) х 22%)).

Правила нарахування ЄСВ на перехідні лікарняні

Для працівника (за основним місцем роботи), в якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, ЄСВ у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, бо загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності).

Якщо після надання листка непрацездатності після розподілу лікарняного (суми допомоги з тимчасової непрацездатності належать до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше від мінімального розміру, питання необхідності донарахування сум ЄСВ має розглядатись одночасно з нарахуванням сум допомоги з тимчасової втрати працездатності.

Приклад 2. Нарахування ЄСВ на зарплату працівника за основним місцем роботи за наявності відпустки на весь місяць через війну.

Працівникові за основним місцем роботи встановлено оклад 6700 грн, і жодних інших виплат він отримувати не повинен. Але у жовтні 2022 року він перебував у відпустці без збереження зарплати через воєнний стан. Тому зарплату йому не нараховано.

Позаяк працівник повний місяць перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, то бази нарахування ЄСВ немає. Тобто роботодавець не нараховує та не сплачує ЄСВ на рівні мінімального страхового внеску за такого працівника.

Перехідна щорічна відпустка

Для працівника, який відпрацював частину місяця, а іншу частину перебував у відпустці, де загальна сума нарахованого доходу за поточний місяць (сума нарахованої заробітної плати за відпрацьований час та частина відпусткових, нарахованих за час перебування працівника у відпустці в поточному місяці) не перевищує розміру МЗП, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП та ставки ЄСВ.

Водночас ЄСВ на суму другої частини відпусткових нараховується на фактично нараховану суму, бо ці доходи включаються до бази нарахування ЄСВ майбутнього періоду.

Приклад 3. Нарахування ЄСВ на зарплату зовнішнього сумісника.

Працівникові не за основним місцем роботи встановлено оклад 6000 грн, і жодних інших виплат він отримувати не повинен. Але працює на 0,5 ставки. Оплата його праці відбувається пропорційно до фактично відпрацьованого часу.

Роботодавець зарплату за місяць нараховує виходячи з розміру МЗП (6700 грн) пропорційно до відпрацьованого часу. Нарахована зарплата за місяць у такому разі становить: 6700 х 0,5 = 3350 грн.

Базою для нарахування ЄСВ, коли працівник перебував у трудових відносинах із роботодавцем не за основним місцем роботи весь місяць, є фактично нарахована зарплата.

Тому роботодавець має нарахувати та сплатити ЄСВ у розмірі: 737 грн = 3350 х 22%.

Приклад нарахування ЄСВ на суму винагороди за договорами ЦПХ

1) Якщо фізособа-виконавець не перебуває із замовником у трудових відносинах, а отже, не отримує від нього за певний звітний місяць жодних інших доходів, крім винагороди за договором ЦПХ, вимоги ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ не застосовуються і базою для нарахування ЄСВ є сума такої винагороди.

Отже, якщо виконавцю нараховано в жовтні 2022 р. винагороду 2000 грн, ЄСВ роботодавець має сплатити у розмірі: 2000 х 22% = 440 грн. Тобто жодних доплат — як щодо суми такої винагороди, так і щодо суми ЄСВ з неї.

2) Якщо фізособа-виконавець за договором ЦПХ одночасно перебуває із замовником у трудових відносинах, то правила ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ працюють до загальної суми доходу за кожен місяць окремо.

Наприклад, якщо основному працівникові нараховано від одного роботодавця в жовтні 2022 р. зарплату 3000 грн (неповний робочий час) і винагороду 1000 грн, ЄСВ роботодавець має сплатити у мінімальному розмірі 1434 грн, а не від фактично нарахованого доходу.

Чи показувати ЄСВ (у т. ч. і донарахування до мінімального внеску) в додатку 4ДФ?

За ознакою доходу «133» у додатку 4ДФ до Розрахунку передбачено відображення сум ЄСВ платника податку, що вносяться за рахунок його роботодавця у розмірах, визначених законом. Ця ознака доходу стосується, зокрема, і сум ЄСВ, донарахованих роботодавцем до мінімального розміру — адже він теж визначений законом.

Але податківці наполягають: до набрання чинності законом про запровадження перерахування частини страхових внесків до Накопичувального фонду не потрібно заповнювати ознаку доходу «133» у додатку 4ДФ. Тож поки ця вимога не працює.

Відображення мінімального страхового внеску в єдиній звітності

У розділі 1 основної частини єдиної звітності під час відображення донарахування ЄСВ слід заповнювати:

• рядки 2 та 2.5. У них відображають різницю між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою, якщо сума такої заробітної плати менша ніж розмір МЗП, установленої законом за місяць, за який нараховується заробітна плата,
• рядки 3 та 3.5, де відображається сума ЄСВ, нарахованого на суми різниці між розміром МЗП та фактично нарахованої зарплати .

У додатку 1 до єдиної звітності для відображення донарахування ЄСВ слід застосувати тип нарахування 13. За цим типом зазначають суму різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою (доходом) за місяць звітного кварталу.

Тип нарахувань 13 застосовують для сум у місяцях звітного кварталу за попередній звітний (податковий) період лише в таких випадках:

• під час нарахування сум допомоги з тимчасової непрацездатності за попередні місяці;
• під час нарахування сум допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за попередні місяці.

Якщо у звітному місяці виникає потреба нараховувати єдиний внесок з додаткової бази нарахування, щодо працівника в таблиці додатка 1 заповнюватимуть два рядки:

• у першому рядку зазначають фактичну базу нарахування ЄСВ;
• у другому рядку показують суму додаткової бази нарахування — різницю між фактичною базою нарахування ЄСВ і розміром МЗП.

Суму додаткової бази нарахування відображають у таблиці 6 з кодом категорії застрахованої особи, що й основна база нарахування. Але якщо йдеться, наприклад, про донарахування лише з лікарняних — «29», допомоги по вагітності та пологах — «42» тощо. Решту реквізитів заповнюють таким чином:

• реквізит 09 — завжди код типу нарахування «13»;
• реквізит 10 — місяць і рік, за який визначають суму додаткової бази нарахування;
• реквізит 16 — не заповнюють, якщо дані зазначено в рядку з основною базою оподаткування;
• реквізит 18 — сума додаткової бази нарахування;
• реквізит 20 — сума єдиного внеску, нарахована на суму додаткової бази нарахування;
• реквізит 21 — позначка «1» («так»).

Iнші реквізити в цьому рядку — 12, 13, 14, 15, 19, 22, 23,24, 25 — не заповнюють.

Зверніть увагу!

Значення рядка 2.5 розділу I основної частини єдиної звітності має дорівнювати сумі показників графи 18 додатка 1 до єдиної звітності відповідного місяця звітного кварталу, проведених стосовно застрахованих осіб із типом нарахувань 13.