Бізнес-процеси в Бітрікс24: коли весь механізм працює, як годинник

Знаєте що буває з компаніями, які не займаються серйозно такою штукою, як бізнес-процеси? Вони приречені на провал. Тут як в армії: або за статутом, або ніяк. Бізнес — це не та діяльність, де завдяки випадку можна домогтися успіху. Всі досягається лише наполегливою працею разом з правильною організацією роботи.

Алгоритм кому, що і як робити має назву «Бізнес-процес». Навіть в невеликих компаніях з кількох людей потрібно чітко розуміти, що треба робити особисто і роль колеги у спільній справі. Що й казати, якщо ви середній, або навіть великий бізнес. До таких масштабів, ви дійшли не волею випадку й удачі, а завдяки самовіддачі в роботі та грамотному менеджменту.

Сподіваємося, стало зрозумілим, що без бізнес-процесу нікуди. Розгляньмо більш детально, що ж це таке, і як воно працює, для тих, хто не дуже в цьому розуміється.

Існує, наприклад компанія «Іванов енд Сидоров», зі штатом в 10 осіб. Підприємство продає і доставляє продукти в місцеві магазини. Які бізнес-процеси повинні бути у цих хлопців?

В першу чергу, треба розуміти, де купити продукт для подальшого перепродажу в роздрібні точки. Це пошук і закупівля товару у самих заводів-виробників.

Тепер, коли ми маємо список товарів, в якому: коробки з шоколадом, фруктами, печивом і соками, їх треба доставити своїм клієнтам. Тобто починається етап логістики.

З нашого боку, ми зробили свою роботу: «Іванов енд Сидоров» купили товар у заводів, запропонували його кінцевому покупцеві.

Нічого не забули? Правильно — оплата! А для оплати у нас повинні бути укладені договори з клієнтами, де будуть описані всі умови роботи.

Ось тепер є повністю весь бізнес-процес!

Зобразимо його за допомогою схеми:

Начебто все просто. Однак, як писав Антуан де Сент-Екзюпері: «Насправді все інакше, ніж насправді».

Що, якщо вчасно вам не приїхали персики? А вже через годину вони повинні бути на полицях супермаркету? Більш того, ця робота вже оплачена?

Або навпаки: ви сумлінно зі свого боку виконали свої зобов’язання перед партнерами, і в термін доставили смачне печиво, але гроші за виконану роботу вже третій місяць вам не надходять на банківський рахунок?

А як бути, коли. В цілому, варіантів розвитку подібних ситуацій може бути безліч. Тут може бути винен і людський фактор, і НП (зламалися 2 машини і не встигли вчасно доставити товар, або як писалося вище, замовник все ніяк не може погасити заборгованість), і взагалі — ситуація в регіоні, або в цілій країні раптово погіршилася.

Що з усім цим робити? Ясна річ, всі подібні ситуації теж повинні бути описані в бізнес-процесах. Ви не можете передбачити всі нюанси в бізнесі відразу, тому сценарії, як реагувати на ту, чи іншу ситуацію, дописують поступово.

І ось ми виходимо на головну проблему — де взяти на все це час? Зазвичай вважають, що треба тримати в штаті як мінімум одну людину, яка буде придумувати нові алгоритми розв’язання різних проблем.

Вручну писати це занадто довго і нудно. Голова заболить вже після другої години.

Але існує й інший варіант: використовувати як помічника Бітрікс24. У ньому є необхідні компоненти якраз для вирішення подібних завдань. Він так і називається: «Бізнес-процеси»

З’ясуймо, що це таке і як цей елемент програмного комплексу може зробити полегшити нам життя

• Контроль за діяльністю компанії;
• Якщо якийсь із пунктів сценарію був написаний неточно або неправильно, це можна виправити в будь-який момент;
• Не треба бути IT-фахівцем, щоб самому створювати сценарії бізнес-процесів. Все логічно і просто;
• Не обов’язково контролювати все одноосібно.. Ніщо не заважає організувати колективну участь в створенні і коригуванні сценарію.
• Типовий сценарій можна зробити буквально за 5-10 кліків мишкою, просто вибираючи з підменю потрібні варіанти розвитку.

У вас є 2 шляхи для створення сценарію (поспішаємо сказати відразу — не важливо, в якій угоді буде створений новий сценарій. Надалі в кожній з них будуть виконані необхідні вимоги, прописані вами. Це ж правило застосовуємо до лідів і рахунків):

Що таке робот? Це дуже зручний спосіб заощаджувати свій час. Прописуємо йому послідовність дій при досягненні певного умови — всі наступні рази робот буде робити ці завдання вже сам!

Таким чином, цілий пласт роботи виповниться автоматично, без будь-якого втручання з боку керівника.

Другий спосіб трохи відрізняється від першого. Сенс в тому, що не завжди потрібен великий і громіздкий сценарій автоматизації. Іноді досить лише однієї дії з боку програми. Наприклад, при одержанні листа на пошту, перенаправити його копію на резервну поштову скриньку. Це всього лише одна дія, і великий набір операцій за допомогою роботів тут не актуальний. От саме в таких випадках і буде потрібен тригер.

Однак, будемо чесні: в новому інтерфейсі вам доступний тільки невеликий вибір функціоналу. повністю використовувати весь його потенціал, можна тільки в старому інтерфейсі, а тут розібратися людині, не знайомій раніше з програмою, складніше.

Зовнішній вигляд абсолютно інший, як ви можете помітити, але сам принцип побудови сценарію той же. Але, якраз саме тут ховається головний підступ: великій кількості людей досить складно орієнтуватися у всіх елементах меню. Особливо важко доводиться тим, хто виконує на комп’ютері лише відносно прості офісні завдання. Тут вже потрібен деякий час, щоб розібратися в роботі. І буде добре, якщо вам вистачить 2-3 години, щоб освоїтись тут. Але, звичайно, знадобиться пожертвувати на «розборки» з інтерфейсом половину всього робочого дня, а може навіть і більше. Велика кількість всіляких панелей, кнопок і меню, що випадають, деяких може навіть налякати. Не побоїмося і скажемо, що буває навіть таке, що людина і через тиждень так до кінця і не зрозуміла всього алгоритму роботи в старому інтерфейсі. А потрібні моменти доступні можуть бути тільки там.

Але, природно, хто шукає вихід, той завжди його знайде! Ми завжди готові простягнути вам свою дружню руку допомоги в налаштуванні «Бізнес-процесів»!

Нашим програмістам не складе труднощів написати будь-який типовий сценарій під ваші потреби, незалежно від складності та кількості потрібних дій. А також навчити ваших співробітників в наступний раз вносити правки, створювати нові, або повністю переробляти старі процеси.

Звичайно, можливо, ми щось упустили і не написали про якийсь момент в роботі цього модуля. Тому будемо вдячні, в разі, якщо у вас залишилися які-небудь питання, не соромитися і писати їх нам в наших групах в соцмережах. Ми завжди відкриті для спілкування!

Ну, а якщо вам потрібні Бітрікс-професіонали, сміливо заповнюйте форму зворотного зв’язку нижче, і ми зв’яжемося з вами в найкоротші терміни для вирішення будь-якого роду проблем, які виникли у вас!

На цьому, залишається тільки сказати: «До зустрічі!» і повідомити, що попереду ще багато цікавого і пізнавального для вас і для вашого бізнесу, якщо ви вибрали Бітрікс 24!

Апдейт по «Бітрікс24». Не закривається, але скорочує штат

Вчора з’явилася інформація про те, що український офіс «Бітрікс24» закривається через війну. А сьогодні послідувало спростування.

Вчора з’явилася інформація про те, що український офіс «Бітрікс24» закривається через війну. А сьогодні послідувало спростування.

Що таке «Бітрікс24»

«Бітрікс24» — це розробник однойменної CRM-системи для керування бізнесом, що має російське коріння. Але з 2017 року український офіс є окремою від російської «1С-Бітрікс» компанією.

Компанія на українському ринку понад 15 років, а системами «Бітрікс24» та «1С-Бітрікс» користується третина українського бізнесу.

Зазначимо, що «Бітрікс24» засудила російську агресію та перерахувала 1 млн гривень на підримку ЗСУ.

Так закривається чи ні?

Про те, що «Бітрікс24» закривається в Україні, вчора повідомило видання AIN з посиланням на власні джерела, зокрема, на слова CEO компанії Дмитра Суслова.

Також, за словами Суслова, ще за кілька днів до початку війни «Бітрікс24» згорнула всі проєкти розвитку, тому що не бачить майбутнього в Україні. Він натякнув, що український офіс закривається або перебуває на межі закриття.

Однак сьогодні видання Forbes надало спростування: за словами Суслова, станом на 4 квітня компанія ще працює і не знаходиться у процесі ліквідації.

При цьому «Бітрікс24» скоротив понад 50% команди. Ще у вересні 2021 року там працювали 24 співробітники.