Як анулювати чек з помилкою і скорегувати внутрішній облік

ІП, ССО, касир припустився помилки і пробив чек на суму не 7 200,00 а 720 000,00. Після цього відразу помітив помилку відразу ж оформи “Акт по невикористаних касових чеках (в то числі помилково пробитим)”. В акті вказали цю суму, як помилково пробиту. У книгу журнал касира-операціоніста занесли цю суму в 15 графу. Чи достатньо вищевказаних документів або є ще щось, що ми не врахували? Чи існують штрафні санкції за подібну помилку і яке воно?

повідомляємо наступне. якщо в касовому чеку було вказано сума більша, ніж вартість покупки, і помилка була виявлена ​​відразу ж, помилковий чек потрібно погасити. В кінці зміни на всю суму платежу по хибному чеку складається акт за формою № КМ-3. Погашений чек наклеюється на аркуш паперу і прикладається до акту. Крім того, помилкова сума вказується в графі 15 журналу касира-операціоніста. При цьому покупцеві слід видати новий чек з правильною сумою платежу.

Якщо підприємець зробить все за правилами, штрафних санкцій за допущену, але виправлену помилку, не буде.

Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух і «Системи Головбух» vip-версії.

1. Ситуація: Що робити, якщо касир-операціоніст пробив касовий чек з помилкою в сумі платежу

Відповідь на це питання залежить від двох чинників:

• яка сума пробита в чеку: більше, ніж вартість покупки, або менше;
• чи може касир-операціоніст замінити помилковий чек правильним чи ні.

Якщо в касовому чеку вказана сума більша, ніж вартість покупки, можливі два варіанти.

Якщо помилку виявлено відразу ж (наприклад, якщо покупець ще не відійшов від операційної каси), покупцеві слід видати новий чек з правильною сумою платежу. Помилковий чек потрібно погасити. В кінці зміни на всю суму платежу по хибному чеку складіть акт за формою № КМ-3. Погашений чек наклейте на аркуш паперу і прикладіть до акту. Крім того, помилкову суму вкажіть в графі 15 журналу касира-операціоніста. *

Порядок дій при виявленні помилки в кінці зміни (коли замінити виданий чек неможливо) законодавчо не врегульовано. Проте на практиці можна чинити так само, як і в першому випадку. Складіть акт за формою № КМ-3 і вкажіть в ньому різницю між правильною і помилково пробитою сумою платежу. Цю ж різницю відобразіть в графі 15 журналу касира-операціоніста.

Що робити? Попросіть касира скласти акт «Про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків (в тому числі по помилково пробитим касовими чеками)» за формою КМ-3. Заберіть невірний чек разом c актом в бухгалтерію. Прослідкуйте, щоб ваш касир правильно заповнив журнал касира-операціоніста (форма КМ-4), в якому йому потрібно вказати суму хибним чеку в графі 15. *

Якщо у вас «спрощенка» з об’єктом доходи

Від помилок, в тому числі при поводженні з ККТ, ніхто не застрахований. Вам потрібно ознайомитися з цією статтею, щоб знати, як убезпечити себе від наслідків в разі, якщо подібна ситуація трапиться у вас.

Помилково пробитий чек означає, що гроші за нього в касу фактично не надійшли. Перевіряючі можуть порахувати подібні засоби неоприбуткованої виручкою, оскільки сума відображена у фіскальній пам’яті вашої ККМ. За неоприбуткування касової виручки юридична особа можуть оштрафувати на 40 000-50 000 руб. а керівника організації на 4000-5000 руб. за статтею 15.1 КоАП РФ. Відповідно завдання бухгалтера – простежити за тим, щоб касир правильно оформив документи до помилкового чеку, щоб не дати приводу кому-небудь вважати неотриманий виручку прихованої.

Правила оформлення документів щодо невірно вибитих чеків прописані в пункті 4.3 Типових правил експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням, затверджених Мінфіном Росії 30.08.93 № 104 (далі – Правила № 104). Отже, розглянемо по порядку, що ж потрібно зробити.

Касир повинен оформити акт

Чеки друкуються на термобумаге, яка з часом повністю знебарвлюється. Щоб документ зміг зберегтися як мінімум п’ять років, зробіть ксерокопію чека і прикладіть її до до акту КМ-3 разом з оригіналом.

Оскільки гроші хибним чеку не було отримано, повертати їх кому-небудь не потрібно. Акт КМ-3 як раз підтверджує різницю між показаннями фіскальної пам’яті ККМ і фактичною виручкою.

Додатково ви можете попросити касира написати пояснювальну записку в довільній формі, в якій він вкаже причину допущеної помилки. Цю записку також прикладіть до акту КМ-3. І хоча податківці не мають права вимагати обов’язкової наявності такого документа, оскільки пункт 4.3 Правил № 104 не містить подібних вказівок, на практиці вони іноді це вимога пред’являють. Тому, щоб уникнути суперечок з інспекторами, ви можете підготуватися заздалегідь.

Зніміть копію з чека і підклейте його

Отримавши від касира чек, загасіть його, тобто поставте штамп «Погашено». А потім, щоб не втратити, наклейте на аркуш паперу, прикладіть до акту КМ-3 і зберігайте разом з іншими касовими документами за цю дату не менше п’яти років (п. 11 постанови Уряду РФ від 30.07.93 № 745). Також бажано зняти копію з касового чека і прикласти її до акту КМ-3 разом з оригіналом. Справа в тому, що чеки друкують на термобумаге, яка з часом повністю знебарвлюється, тому, щоб уникнути претензій податківців, краще підстрахуватися. *

Підказки від сайту e.26-2.ru

Де взяти бланк акту про повернення грошових сум за формою КМ-3

Касир оформляє журнал касира-операціоніста

Після того як ваш касир зніме Z-звіт, прослідкуйте, щоб він правильно заповнив усі графи в журналі касира-операціоніста (форма КМ-4). А саме: в графу 10 «Сума виручки за робочий день (зміну)» необхідно, щоб він записав всю виручку за день так, як відображено у вас в Z-звіті. У графу 11 «Здано готівкою» касир впише суму вже за мінусом даних по хибному чеку. А в графу 15 «Сума грошей, повернена покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеках» касир впише якраз суму по чеку з помилкою. *

Касові і банківські операції потрібно оформляти на уніфікованих бланках

В обліку відобразіть фактично отриману виручку

Коли ви будете оформляти прибутковий касовий ордер на суму денної виручки, з суми по Z-звіту відніміть дані по помилково пробитих чеках. Тоді ви опріходуете в касу компанії саме ту суму грошей, яка фактично отримана. Видатковий касовий ордер на невірну суму оформляти не потрібно. *

У бухгалтерському обліку будуть проводки:

– надійшли кошти від покупців;

– відбитий виторг від продажу товарів.

Приклад. Заповнення акта про повернення грошових сум (форма КМ-3) на прикладі ТОВ «Салют»

Касир заповнила акт КМ-3, в якому, крім неї, підписи поставили генеральний директор, завідуюча відділом, старший касир, а також головний бухгалтер. Заповнений зразок акта КМ-3 ставлен далі.

Далі А.К. Маслова віднесла акт КМ-3 разом з чеком № 00501 в бухгалтерію.

В кінці зміни касир-операціоніст зняла Z-звіт, готівкова виручка за звітом з гасінням склала 123 000 руб. Потім А.К. Маслова заповнила журнал за формою КМ-4, в якому:

– в графу 10 – записала суму 123 000 руб .;

– в графу 11 – 116 000 руб. (123 000 руб. – 7000 руб.);

Навіть найдосвідченіший касир може відволіктися і вибити покупцеві невірний чек. Згідно із законом така неуважність вважається порушенням касового порядку. Тому важливо якомога швидше анулювати помилковий документ. Як це зробити, щоб у перевіряючих не було питань, розповідає старший бухгалтер «Пальміра ТЦО» Святослава Пучкова.

Заберіть у покупця помилковий чек і видайте новий

Буває, що касир помилково видає чек на суму більшу, ніж потрібно. Це трапляється, коли пробитий зайвий товар або одну і ту ж позицію чомусь провели два рази. Якщо покупець все ще перед вами, відразу ж слід пробити йому новий чек на вірну суму. А помилковий забрати. На ньому потрібно поставити штамп «Погашено» і попросити розписатися керівника магазину.

Коли зміна закінчиться, складіть акт про повернення грошових сум. У нього є затверджена форма № КМ-3. Акт знадобиться в одному екземплярі. У ньому потрібно зазначити номер чека і суму, на яку він вибитий. На цю суму зменшиться виручка каси. Сам чек зручніше наклеїти на папір і додати до акта. Остання дія – здати ці документи в бухгалтерію.

Якщо чек пробитий на меншу суму, потрібно пробити другий чек, який «добере» недолік на першому. Обидва чека касир передає покупцеві. Якщо цього не зробити, податківці випишуть штраф. Формально це незастосування касового апарату. *

Якщо чек повернути неможливо, напишіть пояснювальну

Якщо помилка з чеком виявили вже після закриття зміни, після зняття Z-звіту в графу № 10 журналу касира-операціоніста потрібно вписати суму з урахуванням невірного чека. У графі № 11 вказується виручка, яку реально здали. Ну, а суму, на яку вибитий помилковий чек, слід вписати в графу № 15.

Від касира потрібно написати пояснювальну про причини помилки. А потім знайти в контрольній стрічці помилковий чек.

Якщо апарат не видає стрічку, доведеться викликати допомогу з техпідтримки вашої ККМ. Спеціаліст витягне з Еклз невірно пробитий чек. Коли точна цифра помилки буде відома, касир заповнює журнал за згаданими позиціях: виручка по касі, реальна виручка, різниця у вигляді суми неправильного чека.

До пояснювальної краще докласти чек і акт про повернення за формою № КМ-3. Пакет документів передайте в бухгалтерію. *

Читайте в журналі “Спрощенка”

Готівка замість безготівки в чеку РРО: як виправитися?

Ситуація. Працівник підприємця помилково провів платіж картою з формою оплати «готівка». Помилку помітив, тому неправильний чек залишив у себе, пробив чек на повернення й оформив правильний чек («безготівка, карта»). Крім того, він написав пояснювальну на ім’я підприємця і додав обидва чеки («готівка» і «повернення»).
Чи правильно виправлена помилка?

Як виправити помилку

Просто виправити в чеку форму оплати, закресливши неправильну і вписавши правильну, ясна річ, не можна . Для виправлень помилок у чеку РРО існує спеціальний алгоритм (пп. 7 і 8 розд. III Порядку № 547*).

Яка б помилка не була (сумова чи у формі оплати, як у нашому випадку), помилковий чек потрібно анулювати. Адже інших способів виправитися Порядок № 547 не містить у принципі.

Як виправити неправильну форму розрахунків у чеку РРО

Як бачимо, працівник підприємця діяв правильно. Єдине, що потрібно доробити, — скласти акт про анулювання помилкового платежу. Акт передають до бухгалтерії, де він зберігається протягом 3 років. За відсутності бухгалтерії (це якраз наш випадок) акти підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО.

Цей обов’язок не потрібно скидати з рахунків, особливо у світлі останніх змін. Адже КОРО для підприємця, так само як і Книга обліку доходів (і витрат), слугують для підтвердження оприбуткування готівки**.

** Детальніше про це ми писали в статті «Касові операції у підприємця: чи є новини?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 26).

Акт можна скласти в довільній формі, але в ньому обов’язково потрібно зазначити дані про помилкову суму і реквізити чека РРО (варто зазначити реквізити помилкового чека і чека видачі коштів).

Виправляти такі помилки слід до закінчення робочого дня.

Адже чинне законодавство не передбачає механізму виправлення помилково проведеної через РРО суми наступного дня.

Зверніть увагу: при скасуванні помилково проведеної через РРО операції така сума не відображається в КОРО в графах 5 — 10, оскільки руху коштів по суті не було, було лише виправлення помилки.

Санкції за порушення

Відразу зауважимо: якщо ви виправили помилку так, як того вимагає нормативка, жодних штрафів не буде. Якщо ж підприємець допустив деякі вільності при виправленні, давайте поглянемо, чим це може обернутися.

У принципі, особливо завзяті перевіряючі можуть замахнутися і на 5-кратний штраф за неоприбуткування. Мовляв, «неправильне виправлення помилки» не вважається виправленням. Отже, «фейкову» готівку (яка насправді була безготівкою) потрібно було облікувати, а її не облікували.

Якщо «від’ємну» суму пробити, а про новий правильний чек «забути», то податківці можуть оштрафувати за нероздрукування розрахункового документа за п. 1 ст. 17 Закону про РРО:

— якщо це перше встановлене перевіркою протягом календарного року порушення — 1 грн.;

— друге порушення — 100 % вартості проданого з порушенням товару. Під розміром проданого з порушенням товару в цьому випадку податківці, очевидно, захочуть розуміти суму неправильного чека.

Крім того, є ще адмінштраф за ст. 155 1 КпАП за порушення встановленого порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Продавця можуть оштрафувати на суму 34 — 85 грн., а підприємця — на суму від 85 до 170 грн.

До речі, від цього штрафу може врятувати 3-місячний строк давності за ст. 38 КпАП.

Тобто якщо податківці не перевірять вас протягом 3 місяців, можна спати спокійно.

Готівка ≠ безготівка. або Як виправити помилку в чеку РРО?

Трапляється, що, поспішаючи, касир пробиває чек РРО з помилкою. Однак сьогодні говоритимемо не про сумові помилки, а про помилки у формі оплати. Наприклад, якщо ви пробили оплату за карткою як «готівкову» чи, навпаки, продаж за готівку — як «карткову». Як виправитися? Ви запитували — ми відповідаємо.

Просто виправити в чеку форму оплати, закресливши неправильну та вписавши правильну, не можна. А як діяти? Відповідь можна знайти у пп. 7 і 8 розд. III Порядку № 417*: помилковий чек слід анулювати.

В ідеалі, помилка у формі оплати має виправлятися так само, як і арифметична помилка (див. рисунок). Адже інших способів виправитися Порядок № 417 у принципі не містить.

Як виправити неправильну форму розрахунків у чеку РРО

Багато хто не скасовує «помилковий» чек, а просто складає пояснювальну записку в довільній формі і підклеює її в КОРО. Наприклад, пишуть так: «03.06.2015 р. оплата товару N була здійснена за допомогою платіжної картки на суму 250,00 грн. При проведенні цієї суми через реєстратор розрахункових операцій мною була допущена помилка: розрахунковий чек був сформований і виданий з позначкою «оплата готівкою». У результаті у Z-звіті за 03.06.2015 р. помилково вказана сума оплати готівкою (більше на 250,00 грн.) і за карткою (менше на 250,00 грн.). Підсумкова сума розрахунків у КОРО вказана правильно, помилка на неї не вплинула.»

Давайте розберемося, чим загрожує відхилення від формальної процедури з Порядку № 417 (реєстрація від’ємної суми + правильний чек + акт). Є такі штрафи, які можуть бути потенційно небезпечні в цій ситуації:

1) 5-кратний штраф за неоприбуткування готівки ( ст. 1 Указу № 436**). У КОРО у нас з урахуванням пояснювальної записки буде все відображено правильно. Отже, уся готівка вважатиметься оприбуткованою ( п. 2.6 Положення № 637*** під оприбуткуванням готівки розуміє її облік в КОРО). Якщо ви провели картковий платіж як готівку, чіплятися складно. Якщо ж, навпаки, ви провели готівку як безготівковий платіж, то формально податківці вже можуть причепитися до того, що процедура виправлення не здійснена належним чином, а отже, готівка є неоприбуткованою. У зоні ризику ті, хто ввів до КОРО додаткові графи для деталізації сум готівкових і безготівкових розрахунків. Відсудити штраф можна буде, та чи варта «гра свічок»?

2) штраф за невідповідність готівки в касі тій сумі, яка зазначена в денному звіті РРО ( п. 1 ст. 17 Закону про РРО): якщо це перше встановлене перевіркою протягом календарного року порушення — 1 грн., друге порушення — 100 % вартості проданого з порушенням товару, третє порушення — 5-кратний розмір вартості проданого з порушенням товару.

Під розміром проданого з порушенням товару в цьому випадку податківці, очевидно, захочуть розуміти суму неправильного чека.

Для цього штрафу потрібно, щоб перевірка пройшла в день, коли відбулася «плутанина». Тобто він є малоймовірним;

3) адміністративний штраф за ч. 1 ст. 155 1 КпАП. Згідно з цією статтею, нагадаємо, за порушення встановленого порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування, послуг:

— винні особи, які безпосередньо здійснюють розрахункові операції, караються штрафом від 34 до 85 грн.;

— винні посадові особи — від 85 до 170 грн.

Від цього штрафу врятувати може хіба що 3-місячний строк давності зі ст. 38 цього Кодексу.

Резюмувати це все можна так: виправляти помилку, що нас цікавить, потрібно за «стандартною» процедурою Порядку № 417. За «винахідництво», можливо, нічого й не буде. Але ризик отримати санкції з рахунків краще не скидати.