Нумерація аркушів чи сторінок в журналі реєстрації наказів

Законодавство не встановлює вимог до нумерації сторінок журналів реєстрації наказів. Як правильно нумерувати журнали реєстрації наказів? Як унести виправлення, якщо раніше велася неправильна нумерація сторінок у журналі?

Нормативно-правовими актами не встановлено вимог до нумерації сторінок чи аркушів журналів реєстрації наказів керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) у поточному діловодстві.

Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік типових документів), журнали реєстрації наказів з основної діяльності в організаціях — джерелах формування Національного архівного фонду (далі — НАФ) мають зберігатися постійно, а в організаціях, що не віднесені державними архівними установами до списку джерел формування НАФ, — до ліквідації організації.

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань відповідно до статті 121-б Переліку типових документів зберігаються 75 років, незалежно від групи організацій.

Зважаючи на це, зазначені журнали необхідно внести до відповідного виду опису справ:

• постійного зберігання (в організаціях — джерелах формування НАФ);
• тривалого (понад 10 років) зберігання (в організаціях, які не є джерелами формування НАФ);
• з кадрових питань (особового складу).

Ці описи містять обов’язкову графу «Кількість аркушів у справі (томі, частині)», в якій зазначається кількість аркушів, що містять записи про реєстрацію наказів. Незаповнені (чисті) аркуші під час підготовки журналу для архівного зберігання не враховують і в описі не вказують.

Якщо журнал реєстрації наказів містить 100 сторінок (тобто аркуш пронумеровано з двох сторін), а заповненими на момент завершення журналу виявиться лише 95 сторінок, то у цій графі повинно бути зазначено кількість аркушів — 48.

У разі, коли у журналі буде пронумеровано сторінки, то під час підготовки журналу для архівного зберігання необхідно буде провести нумерацію аркушів, при цьому раніше проставлені номери сторінок закреслити.

Нормативними документами не передбачено вимоги щодо прошнуровування журналів реєстрації документів у поточному діловодстві. Але є певні винятки, які стосуються реєстрації документів.

Щоби уникнути закреслень, подвійної роботи (нумерація у поточному діловодстві, а потім під час підготовки журналу як окремої справи для архівного зберігання) та дотриматися архівних вимог стосовно оформлення справ, доцільно у поточному діловодстві нумерувати аркуші журналів реєстрації наказів, а не сторінки.

Як стежити за виконанням доручень? Негласні правила зроблять ваш відділ ідеальним.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу “Кадровик-01”

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар « 10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві », який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся

Декларація екоподатку та додатків до неї: як нумерувати?

На поставлене запитання податківці в ЗІР, категорія 120.05 відповіли наступне. З початку року номер податкової декларації екологічного податку (далі – податкова декларація) вказується арабськими цифрами, починаючи з 1 (одиниці). При поданні протягом календарного року в ДФС кожної наступної податкової декларації (звітної, звітної нової, уточненої) платник збільшує її порядковий номер. При цьому нумерація додатків до податкової декларації (розрахунків) починається з «1».

Якщо платник податків перебуває на обліку відразу в декількох контролюючих органах (за наявності у нього декількох джерел забруднення), нумерація Податкових декларацій і додатків (розрахунків) до неї здійснюється кожним контролюючим органом окремо починаючи з 1 (одиниці).