Визначення чисельності персоналу

У плануванні діяльності підприємств важливе місце належить визначенню потреби в трудових ресурсах. Планування трудових ресурсів на підприємствах починається з аналізу забезпеченості робочих місць працівниками відповідної кваліфікації та рівня їх використання.

Чисельність персоналу організації залежить від характеру, масштабу, складності, трудомісткості виробничих (чи інших) і управлінських процесів, ступеня їхньої механізації, автоматизації, комп’ютеризації. Ці фактори визначають її нормативну (планову) величину. Більш об’єктивно персонал характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто кількістю співробітників, що офіційно працюють в організації в даний момент.

Порядок обліку персоналу визначений Інструкцією зі статистики персоналу і заробітної плати робітників та службовців на підприємствах, в установах і організаціях. Інструкція регламентує методи визначення облікового складу, середньооблікової чисельності працівників, перелік зайнятих в основній і неосновній діяльності, категорії персоналу, порядок обліку прийому і вибуття кадрів та інші питання.

Розрахунки чисельності спираються не лише на кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й на можливий рівень їхнього використання, аналіз обумовлюючих факторів — технічних, організаційних, соціально-економічних.

Об’єктами аналізу виступають:

• — номенклатура виготовлюваної продукції та послуг, що надаються;
• — втрати робочого часу та їх причини;
• — характер та порівняльний рівень технологічних процесів та устаткування;
• — прогресивність та відповідність сучасним вимогам організації праці та виробництва;
• — рівень мотивації трудової діяльності;
• — норми обслуговування та виробітку, рівень їх фактичного виконання тощо.

Визначення планової чисельності персоналу залежить від специфіки підприємства, особливостей його функціонування. Зокрема:

• — розрахунки за своїм обсягом будуть різними для підприємств масового і серійного виробництва у порівнянні з підприємствами одиничного та дослідного виробництва;
• — підприємство, яке докорінно диверсифікує свою діяльність, натрапить на значно більші проблеми в розрахунках, ніж підприємство, що розширює тільки обсяги виробництва чи надання послуг;
• — підприємству, виробництво на якому має ритмічний характер протягом усього року, невідомі проблеми виробництва сезонного характеру, в тому числі у розрахунках чисельності персоналу.

За умови значних організаційних зрушень (наприклад, створення нового підприємства) оцінювання майбутніх потреб у трудових ресурсах являє собою досить складне завдання. У цьому випадку використовуються типові структури, моделі, аналоги.

Основою для розрахунку необхідної чисельності персоналу є плановий обсяг виробництва продукції, продуктивність праці та її ріст, показники інших розділів плану підприємства (планові норми часу і виробітку, норми обслуговування устаткування і робочих місць, планові коефіцієнти виконання норм; дані про вивільнення працівників під впливом окремих техніко-організаційних факторів).

Обсяг виробництва найчастіше виражають у трудових одиницях виміру — в нормо-годинах. Нормо-години характеризують витрати нормованого робочого часу на виготовлення продукції (виконання робіт).

Чисельність персоналу планують (розраховують) окремо за кожною категорією і в цілому по підприємству. При цьому розраховують явкову, облікову і середньооблікову чисельність працівників.

Розглянемо систему основних розрахунків на прикладі промислового підприємства.

Планову чисельність основних робітників визначають трьома способами:

• 1) за трудомісткістю виробничої програми;
• 2) за нормами виробітку;
• 3) за нормами обслуговування.

При визначенні планової чисельності основних робітників (Чпл,) за трудомісткістю виробничої програми необхідно враховувати плановий обсяг робіт у нормо-годинах (∑Тр), ефективний фонд робочого часу одного середньооблікового робітника в годинах (tф) та плановий коефіцієнт виконання норм (Квн):

Трудомісткість виробничої програми визначається як сума трудомісткості всіх господарських операцій, необхідних для її виконання. Чисельність робітників, що зайняті на роботах, які нормуються ), розраховують за формулою

де Трі— планова продуктивність одиниці 7-го виду виробу, нормо-годин;

mі — кількість виробів /-го виду, одиниць;

n — кількість видів виготовлених одиниць.

Планова чисельність основних робітників, зайнятих на ненормованих роботах ( ) визначається за формулою

де Ко — загальна кількість обладнання) яку необхідно обслуговувати робітникам;

Кзм — кількість змін роботи обладнання на добу; Кя.0 — коефіцієнт переводу явочної чисельності у обліку;

Но — норма обслуговування, тобто кількість одиниць обладнання, яке мас обслуговуватись одним робітником, одиниць.

Кя.о — розраховується за формулою

де Нр — плановий відсоток невиходів робітників на роботу.

Но — розраховується з виразу

де Нр — фонд робочого часу (за зміну, місяць);

Тн.о — норма часу обслуговування.

За нормами обслуговування чисельність основних робітників можна обчислити за формулою

Де Чко — кількість основних робітників для комплексного обслуговування одного об’єкта устаткування у певному періоді.

Планову чисельність окремих груп основних робітників, зайнятих на аналогічних роботах, можна визначити за нормами виробітку:

де Опд,— плановий обсяг робіт (продукції, послуги) у натуральних одиницях виміру;

Нв — планова норма виробітку у натуральних одиницях за 1 годину.

Кількість робітників-відрядників можна визначити з виразу

де Тр — нормативна трудомісткість, нормо-години.

Кількість робітників-почасовиків розраховується за формулою

де tобсл — час обслуговування робочого місця (агрегату) за рік.

Спрощений розрахунок загальної потреби в робітниках виконується за формулою

де В — запланований виробіток на одного робітника.

Чисельність працівників управління, спеціалістів, службовців розраховується за допомогою формули Розенкранца:

де n— кількість видів організаційно-унравлінських робіт, які визначають завантаження даних категорій спеціалістів;

mi,— середня кількість певних дій (розрахунків, обробки запасів, переговорів і т. ін.) у рамках йoго організаційно-управлінського виду робіт за місяць, рік);

ti— час, необхідний для виконання дії в рамках і-х організаційно-управлінських робіт;

tp — фонд робочого часу спеціаліста, який прийнятий у розрахунках;

Квн — плановий коефіцієнт виконання норм виробітку;

tн — час на роботи, які неможливо обчислити у попередніх розрахунках;

Кнрц — коефіцієнт необхідного розподілу часу;

Кфрч — коефіцієнт фактичного розподілу часу,

У сучасних умовах дедалі більшого поширення набуває використання штатно-номенклатурного методу, який ґрунтується на планових показниках розвитку виробництва, типових структурах і штатах, а також номенклатури посад, що підлягають заміщенню спеціалістами з вищою освітою. За допомогою цього методу можна визначити як кількісну потребу в спеціалістах на основі штатних розписів, так і якісну — на основі типової номенклатури посад, що визначає рівень класифікації і профіль підготовки спеціалістів.

Типова номенклатура посад розробляється на всіх рівнях управління — від підприємства до міністерства і є вихідною базою нормативів насиченості спеціалістами й потреби в них у розрізі спеціальностей. Нормативний коефіцієнт насиченості (Кн) у кожному плановому періоді розраховується за формулою

де Чнс — нормативна чисельність спеціалістів;

Чco,— середньооблікова чисельність працівників.

Тоді загальна потреба в спеціалістах ( ) визначається таким чином:

де К„ — нормативний коефіцієнт насиченості спеціалістами;

— планова чисельність працівників у даному періоді.

При розрахунках використовуються такі різновиди визначення чисельності: явкова, облікова, середньооблікова.

Явкова чисельність — це чисельність працівників, які повинні щоденно з’являтися на роботу.

Облікова чисельність включає постійних і тимчасових працівників, прийнятих на роботу терміном на один і більше днів, у том числі осіб, відсутніх на роботі з причин, передбачених трудовим законодавством. Це, зокрема, працівники, які перебувають у службових відрядженнях, на навчанні, виконують державні обов’язки, тимчасово непрацездатні. Враховуються і працівники, які зайняті неповний робочий день.

Середньооблікова чисельність — це число працівників, у середньому включених до списку підприємства за певний період. Розраховується відношенням сумарної кількості працівників за списком за усі календарні дні цього періоду до числа днів у періоді (число працівників за вихідний день приймається рівним числу їх за попередній робочий день).

Середньооблікова чисельність за місяць визначається як сума кількісного складу працівників за кожний календарний день місяця поділена на кількість днів місяця. Середньооблікова чисельність працівників за рік визначається як сума середньомісячної чисельності, поділена на 12:

Де Чр.со1, Чр.со2, Чр.со12 — середньооблікова чисельність робітників за січень, лютий, грудень;

12 — кількість місяців у році.

Середньооблікову чисельність робітників можна визначити і за допомогою таких підходів:

а) за коефіцієнтом середньооблікового складу

Де Чр.яв — явочна чисельність робітників, чол.;

Кс.об — коефіцієнт середньооблікового складу робітників.

де tн — номінальний фонд робочого часу, людино-днів;

tp — реальний фонд робочого часу, людино-днів,

б) за відсотком неявок на роботу

де Няр — загальна кількість запланованих неявок на роботу, %.

Розрахунку чисельності персоналу повинно передувати визначення планового балансу (бюджету) робочого часу одного працівника.

При плануванні балансу робочого часу насамперед визначають норму робочого часу за рік (номінальний фонд часу), тобто максимально можливий, без врахування невиходів, фонд робочого часу одного працівника за рік. Він дорінює кількості робочих днів у році. Далі визначається ефективний фонд часу роботи одного працівника (явковий фонд) як різниця між фондом робочого часу (номінальним фондом) за рік і плановими неявками в днях. До планових неявок належать неявки, дозволені законом: чергові і додаткові відпустки, відпустки у зв’язку з навчанням, з пологами, неявки через хворобу, у зв’язку з виконанням державних обов’язків, з дозволу адміністрації тощо.

Неявки у зв’язку з відпусткою планують виходячи з тривалості відпустки, встановленої для тієї чи іншої категорії (групи) працівників. Кодексом законів про працю України встановлено мінімальну тривалість щорічної оплачуваної відпустки 24 календарних дні. Деяким категоріям працівників Законом України “Про відпустки” встановлено більшу тривалість щорічних основних відпусток, а також надано право на щорічні додаткові відпустки (за роботу із шкідливими і важкими умовами праці, за особливий характер праці, у зв’язку з навчанням тощо).

При розрахунку планового балансу робочого часу середньооблікового працівника неявки через відпустку у зв’язку з навчанням, через хворобу, у зв’язку з пологами, виконанням державних обов’язків та інші планують, виходячи з їх відсотку по відношенню до номінального фонду часу в попередньому звітному періоді. Важливо відзначити, що при плануванні неявок у зв’язку з пологами враховують зміну частки жіночої праці на підприємстві, а при плануванні невиходів через хворобу враховують зменшення їх у зв’язку з проведенням профілактичних оздоровчих заходів і поліпшенням санітарно-гігієнічних умов праці. Далі розраховують явковий (ефективний) фонд часу одного працівника в годинах. Для цього явковий фонд часу одного працівника в днях множать на середню тривалість робочого дня.

Тривалість робочого дня залежить від установленого режиму роботи підприємства і планових втрат часу у зв’язку з скороченням тривалості робочого дня у окремих категорій робітників (зайнятих на важких і шкідливих роботах, підлітків, матерів, які годують немовлят).

Приклад розрахунку балансу робочого часу середньооблікового працівника за рік наведено в табл. 9.1.

Трудовий колектив за чисельністю, рівнем кваліфікації не є постійною величиною, він увесь час змінюється: звільняються одні працівники, приймаються інші. Зміна такого роду характеризує рух кадрів.

Аналіз руху кадрів на підприємстві проводять за допомогою таких показників:

• — коефіцієнта обороту кадрів по прийому;
• — коефіцієнта обороту кадрів по звільненню;
• — коефіцієнта плинності кадрів;
• — коефіцієнта стабільності кадрів;
• — коефіцієнта змінюваності кадрів;
• — середнього стажу роботи працівників.

РОЗРАХУНОК БАЛАНСУ РОБОЧОГО ЧАСУ СЕРЕДНЬООБЛІКОВОГО ПРАЦІВНИКА (ДАНІ УМОВНІ)

Значення показників за періодами (роками)

Кількість штатних працівників: рахуємо правильно

Показник кількості штатних працівників може зустрітись на шляху бухгалтера не один раз. Наприклад, коли треба розрахувати «інвалідний» норматив чи заповнити Об’єднаний звіт. При цьому маємо облікову та середньооблікову кіл ькість. Кого беремо до уваги при розрахунку, а кого ні? У цьому вам допоможе наша стаття.

Чим відрізняється облікова кількості штатних працівників (ОКШП) від середньооблікової кількості (СКШП)? Відповідь на це запитання маємо у табл. 1.

Таблиця 1. Розрахунок чисельності працівників установи

Показник

Мета використання

Метод розрахунку

Облікова кількість

штатних працівників

Використовують для визначення кількості працівників у цілому по підприємству (установі) або по окремих категоріях (наприклад, пенсіонери, особи з інвалідністю тощо). Також зазначають в рядку 104 дотабличної частини Об’єднаного звіту (зазвичай, беруть показник на кінець місяця)

Враховують усіх найманих працівників, які уклали трудовий договір (контракт) і виконують постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше.

Показник розраховують на певну дату звітного періоду, наприклад на перше або останнє число місяця, включаючи прийнятих працівників і виключаючи тих, які вибули звільнені в цей день

Середньооблікова

кількість штатних

працівників (СКШП)

Використовують для визначення кількості зайнятих працівників за сферами економічної діяльності та спостереження за змінами мобільності робочої сили.

Також застосовують при встановленні нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю та «трудової» квоти для громадян, які мають додаткові гарантії в працевлаштуванні. Окрім того, зазначають в рядку 101 дотабличної частини Об’єднаного звіту

Розраховують не на певну дату, а за конкретний період (місяць, квартал, рік).

Цей показник визначають:

— за місяць. Підсумовують кількості штатних працівників облікового складу за кожен календарний день звітного місяця, тобто з 1-го по 30-те або 31-ше число (для лютого — по 28-ме або 29-те), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні. Результат ділять на кількість календарних днів звітного місяця;

— за квартал (рік). Ділять суми середньооблікової кількості штатних працівників за місяці, що увійшли до обчислюваного періоду, на кількість місяців у цьому періоді.

Зайнятого працівника враховують лише один раз (за місцем основної роботи), незалежно від строку трудового договору і тривалості робочого часу

До речі, у дотабличній частині Об’єднаного звіту є ще один рядок, де слід зазначити кількість працівників, а точніше — застрахованих осіб, яким нараховано зарплату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення). Йдеться про рядок 105. Як його заповнити, читайте у статті «Об’єднана звітність: заповнюємо рядок 105» // «Оплата праці», 2022, № 20 (ср. 031233400).

СКШП та ОКШП знаходять своє відображення у рядках 101 та 104 відповідно. Кого саме сюди врахувати? У більшості випадків маємо чудову підказку в Інструкції № 286*. У цьому документі прямо перелічені працівники та причини їх тимчасової відсутності, які враховуються і не враховуються при розрахунку (див. табл. 2).

Таблиця 2. Категорії працівників, яких включають та не включають до ОКШП/СКШП

Платне користування сайту передбачає:
• доступ до новин, статтей, довідників
• безлімітні завантаження всіх бланків
• відсутність реклами

П’ять простих у розрахунку HR-метрик, які допоможуть збільшити дохід компанії

Використання аналітики людських даних може збільшити чистий операційний дохід на 24%. Існує низка простих HR-показників, які допоможуть це зробити.

📲 45 секунд – на один пост, 20 хвилин на день, щоб дізнатися головні економічні та бізнесові новини. Підписуйтеся на Telegram-канал Forbes Ukraine, щоб економити час.

• утримання талантів та ключових фахівців в організації (35%);
• збільшення кількості інсайтів (32%);
• розуміння та розвиток необхідних навичок та компетенцій співробітників (30%);
• оптимізація витрат, в основі якої лежить оптимізація продуктивності роботи (26%);
• підвищення повернення інвестицій у таланти (24%);
• виявлення в організації талантів та високоефективних співробітників (20%).

Проведене MIT і IBM дослідження показало, що використання компаніями аналітики людських даних могло би дати збільшення чистого операційного доходу на 24%.

HR-аналітика широко використовується провідними компаніями світу. Google використовує її, щоб отримати інформацію про результат кожної співбесіди та найбільш ефективні джерела найму. Багато компаній, включаючи Pfizer, AOL і Facebook, аналізують чинники утримання високоефективних співробітників.

На жаль, не кожен бізнес має ресурси чи компетенції для впровадження системної та ґрунтовної аналітики. Проте існує низка простих у розрахунках HR-показників (або метрик), які варто зробити частиною операційної діяльності.

Тривалість найму (time to hire) – кількість днів між відкриттям вакансії та підписанням контракту з новим співробітником. Іншими словами, середня кількість часу на закриття вакансії.

Як розрахувати. – Скласти час для кожного окремого найму та поділити на кількість нових співробітників за певний період.

Навіщо рахувати. – Це чудовий спосіб оцінити, наскільки продуктивно працює ваша рекрутингова команда, виміряти ефективність процесу найму та отримати уявлення про складність закриття вакансії.

Як тлумачити результат. – Коефіцієнт показника залежить від величини компанії, рівня позиції, вимог до неї та унікальності фахівця.

Наприклад, термін закриття вакансій для поширених спеціальностей (маркетолога або sales менеджера) в середньому від 14 до 30 днів. Натомість пошуки інженера з відновлюваної енергетики з вільною англійською можуть тривати не один місяць.

Вартість найму (cost per hire) – середня вартість найму нового співробітника.

Як розрахувати. – Скласти суму внутрішніх та зовнішніх витрат на найм, розділивши отримане значення на загальну кількість нових співробітників за певний період.

Навіщо рахувати. – Отримати чітке уявлення про те, скільки коштує компанії найм нового фахівця, та оптимізувати бюджет рекрутингу.

Для цього змінити, наприклад, кількість інтерв’юерів (впливає вартість часу фахівців, залучених до співбесід) чи канали найму (впливає вартість розміщення вакансії на зовнішньому ресурсі). А ще розуміння вартості найму може заощадити кошти в ситуації «відпустити чи втримати?».

Як тлумачити результат. – На вартість найму також впливає велика кількість показників. Проте в цілому можна спиратися на результати дослідження, проведеного SHRM. Звіт дослідження доводить, що в середньому на закриття кожної нової вакансії витрачається близько 50–60% річної винагороди співробітника.

Плинність персоналу (employee turnover) – один із ключових показників успішності бізнесу, показує кількість людей, що залишили компанію за певний період.

Як розрахувати. – Кількість тих, хто звільнився, поділити на загальну кількість співробітників та помножити на 100.

Навіщо рахувати. – Знайти фактори, які сприяють плинності, та усунути їх. Окрім того, що плинність свідчить про вузькі місця кадрових процесів, вона ще й виснажує компанію внаслідок перманентного рекрутингу, адаптації та навчання нових співробітників. Загальна продуктивність персоналу в цей період може знижуватися, а витрати на найм – зростати.

А ще ця метрика може бути використана як ключовий показник ефективності менеджерів та інформувати бізнес про окремі відділи та їхні функції.

Як тлумачити результат. – Загальноприйнятою практикою встановлено, що показник плинності менше 5% є допустимим як природний хід подій. Проте існують і узагальнені норми показників плинності — це 30–50% для некваліфікованого персоналу та 20–30% для персоналу низької кваліфікації.

Для рядових співробітників цей показник у межах 5-20%, для менеджерів середньої ланки дещо вужчий – 8–10%. Для керівників же нормативний показник не має перевищувати 2%.

Дохід на співробітника (Revenue per employee) – цей коефіцієнт свідчить про те, скільки грошей в середньому кожен співробітник приносить компанії.

Як рахувати. – Поділити загальний дохід компанії за певний період на кількість співробітників.

Навіщо рахувати. – Дохід на співробітника припускає, що компанія розумно використовує свої ресурси — у цьому випадку свої інвестиції в людський капітал. Як правило, компанії з високим коефіцієнтом RPE є більш продуктивними та прибутковими. Цю метрику можна використовувати й для аналізу діяльності окремих функцій та відділів.

Як тлумачити результат. – Показник RPE буде різним для компаній різного віку — наприклад, у стартапів загальний прибуток є відносно невеликим. Аби ця метрика була корисною бізнесу, її варто використовувати при порівнянні компаній у межах однієї галузі. А також використовувати разом з іншими фінансовими показниками компанії.

Індекс лояльності персоналу (Employee Net Promoter Score) – оцінює вірогідність того, що співробітник порекомендує компанію як роботодавця.

Як порахувати. – Запустити в колективі анкетування з одним запитанням: «Яка вірогідність того, що ви рекомендуватимете компанію як місце роботи для друга чи колеги?». Відповідь має бути дана по шкалі від 0 до 10, де «0» – ніколи не порекомендую, а «10» – порекомендую із задоволенням.

Співробітники, що поставили 9 та 10 балів, є «прихильниками» компанії, «критики» ж зазвичай дають оцінку від 0 до 6. Розраховується показник за формулою eNPS = % прихильників – % критиків.

Навіщо рахувати. – Щоб стати кращими, компаніям потрібна думка людей із групи «критиків». Оцінка рівня eNPS допомагає знайти причини незадоволеності та підвищити лояльність персоналу. Як наслідок – підвищити й ефективність бізнесу, адже лояльні співробітники працюють із більшою віддачею та рідше звільняються.

Як тлумачити результат. – Нормальним вважається будь-який позитивний результат дослідження eNPS. Це означає, що у компанії більше «прихильників», ніж «критиків». Від’ємний же індекс eNPS говорить про проблеми з залученістю персоналу до справ компанії.

Підхід, який ґрунтується на даних, мінімізує прийняття рішень, базованих на випадковостях та людському факторі. Всупереч поширеним побоюванням, облік та аналіз HR-показників (хоча їх набагато більше, ніж оглянуто в цій статті) не потребує значних зусиль. Головне, що варто враховувати, – підбирати релевантні саме для вашого бізнесу HR-метрики, відстежувати показники регулярно, аналізувати їхню динаміку й робити висновки.