Групування або розгрупування даних у зведеній таблиці

Згрупувавши дані у зведеній таблиці, ви зможете відобразити підмножину даних для аналізу. Наприклад, можна згрупувати пусті поля дати й часу у зведеній таблиці в квартали та місяці.

1. У зведеній таблиці клацніть правою кнопкою миші значення та виберіть Групувати.
2. У вікні Групування встановіть прапорці починаючи з і по та за потреби змініть значення.
3. У розділі з кроком виберіть проміжок часу. Для числових полів введіть число, яке позначатиме проміжок для кожної групи.
4. Натисніть кнопку OK.

1. Утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виберіть кілька значень.
2. Клацніть їх правою кнопкою миші й виберіть Групувати.

Завдяки їй зв’язки між полями, пов’язаними з часом, виявлятимуться й групуватимуться автоматично під час додавання рядків із полями часу до зведених таблиць. Після групування можна перетягнути групу до зведеної таблиці й почати аналіз.

1. Виберіть групу.
2. Виберіть Аналізувати >Параметри поля. На вкладці PivotTable Analyze (Аналіз зведеної таблиці) у розділі Active Field (Активне поле) натисніть кнопку Field Settings (Параметри поля).
3. Змініть настроюване ім’я на потрібний, а потім натисніть кнопку OK.

Створення структури (групування) даних в аркуші

Якщо у вас є список даних, які потрібно згрупувати та підсумувати, можна створити структуру до восьми рівнів. Кожний внутрішній рівень, представлений більшим номером символи структури, відображає докладні дані для попереднього зовнішнього рівня, представленого меншим номером позначки структури. За допомогою структури можна швидко відображати підсумкові рядки або стовпці, а також докладні дані для кожної групи. Структуру можна створити з рядків (як показано на прикладі нижче), зі стовпців або з рядків і стовпців.

1. Щоб відобразити рядки для рівня, виберіть відповідні символи структури

• Рівень 1 містить загальний обсяг збуту для всіх рядків із докладними даними.
• Рівень 2 містить загальний обсяг збуту за кожен місяць у кожному регіоні.
• Рівень 3 містить рядки з докладними даними (у цьому випадку рядки від 17 до 20).

2. Щоб розгорнути або згорнути дані в структурі, клацніть

символи структури або натисніть клавіші Alt+Shift+= , щоб розгорнути його, і Alt+Shift+- – для згортання.

1. Переконайтеся, що кожен стовпець даних, які потрібно структурувати, містить підпис у першому рядку (наприклад, “Область”), містить схожі факти в кожному стовпці, а діапазон, який потрібно структурувати, не містить пустих рядків або стовпців.
2. За потреби згруповані рядки з докладними даними можуть мати відповідний підсумковий рядок – проміжний підсумок. Щоб створити їх, виконайте одну з таких дій:
   • Вставлення підсумкових рядків за допомогою команди Проміжні підсумки Скористайтеся командою Проміжні підсумки , яка вставляє функцію SUBTOTAL одразу під або над кожною групою рядків із докладними даними та автоматично створює структуру. Докладні відомості про використання функції Проміжні підсумки див. в статті Функція SUBTOTAL.
   • Вставлення власних підсумкових рядків Вставте власні зведені рядки з формулами відразу під або над кожною групою рядків із докладними даними. Наприклад, під (або над) рядками даних продажів за березень і квітень, використовуйте функцію SUM, щоб отримати проміжні підсумки за ці місяці. У таблиці нижче наведено приклад.
3. За замовчуванням програма Excel шукає підсумкові рядки під зведеними відомостями, але їх можна створити над рядками з докладними даними. Якщо під відомостями створено підсумкові рядки, перейдіть до наступного кроку (крок 4). Якщо ви створили підсумкові рядки над рядками з відомостями, перейдіть до розділу Дані >Структура, а потім виберіть запускач діалогових вікон.

Відкриється діалогове вікно Настройки.

1. Виділіть клітинку в діапазоні клітинок, які потрібно структурувати.
2. Перейдіть до розділу >структура >групі >групі, а потім виберіть автозамітка.

Структурування даних вручну

Увага!: Коли ви групуєте рівні структури вручну, краще відобразити всі дані , щоб уникнути неправильного групування рядків.

1. Щоб структурувати зовнішню групу (рівень 1), виділіть усі рядки, які містить зовнішня група (наприклад, рядки з відомостями та рядки підсумків, якщо їх додано).

Порада.: Якщо виділити цілі рядки, а не лише клітинки, Програма Excel автоматично групуватиме за рядками – діалогове вікно Група навіть не відкриється.

Для кожної внутрішньої (вкладеної) групи виберіть рядок із докладними даними, суміжний із рядком, який містить підсумковий рядок.

У діалоговому вікні Група виберіть рядки, а потім натисніть кнопку OK. Позначки структури відображаються поруч із групою на екрані.

Порада.: Якщо виділити цілі рядки, а не лише клітинки, Програма Excel автоматично групуватиме за рядками – діалогове вікно Група навіть не відкриється.

для групи, а потім перейдіть до розділу Дані > структура > Розгрупувати > Розгрупувати.

Увага!: Якщо розгрупувати структуру під час приховання докладних даних, рядки з докладними даними можуть залишатися прихованими. Щоб відобразити дані, протягніть вказівник по номерах видимих рядків, суміжних із прихованими рядками. Потім перейдіть на вкладку Основне > Клітинки > Формат і наведіть вказівник миші на пункт Приховати & Відобразити, а потім виберіть команду Відобразити рядки.

1. Переконайтеся, що кожен із рядків із даними, які потрібно структурувати, містить назву в першому стовпці, схожі факти в кожному з рядків і що в діапазоні немає пустих рядків або стовпців.
2. Вставте власні підсумкові стовпці з формулами відразу справа або зліва від кожної групи стовпців докладних даних. Таблиці у кроці 4 нижче надає приклад цього.

Примітка.: Щоб структурувати дані за стовпцями, потрібно мати підсумкові стовпці, які містять формули з посиланнями на клітинки кожного зі стовпців докладних даних із цієї групи.

Відкриється діалогове вікно Настройки.

1. Виділіть клітинку в діапазоні.
2. Перейдіть до розділу >структура >групі >групи, а потім виберіть автозамітка.

Структурування даних вручну

Увага!: Якщо потрібно згрупувати рівні структури вручну, ми радимо відобразити всі дані, щоб уникнути неправильного групування стовпців.

1. Щоб структурувати зовнішню групу (рівень 1), виділіть усі підпорядковані підсумкові стовпці, а також пов’язані з ними докладні дані.

Також можна розгрупувати розділи структури, не видаляючи весь рівень. Утримуючи натиснутою клавішу Shift, виберіть

для групи, а потім перейдіть до розділу Дані > структура > Розгрупувати.

Якщо розгрупувати структуру під час приховання докладних даних, стовпці з відомостями можуть залишатися прихованими. Щоб відобразити дані, протягніть вказівник по буквах видимих стовпців, суміжних із прихованими стовпцями. Перейдіть на вкладку Основне > Клітинки > формат, наведіть вказівник миші на пункт Приховати & Відобразити, а потім виберіть команду Відобразити стовпці.

Відображення або приховання докладних даних для групи Щоб відобразити докладні дані в групі, натисніть кнопку

символи структури виберіть потрібну кількість рівнів. На нижчих рівнях від вибраного докладні дані буде приховано. Наприклад, якщо структура має чотири рівні, можна приховати четвертий рівень, відображаючи решту рівнів, вибравши

. Наприклад, якщо є три рівні, виберіть

Для структурованих рядків у програмі Microsoft Excel використовуються стилі, наприклад RowLevel_1 або RowLevel_2. Для структурованих стовпців у програмі Excel використовуються такі стилі, як ColLevel_1 і ColLevel_2. У цих стилях використовується виділення жирним шрифтом, курсивом та інші формати тексту, які допомагають виділяти підсумкові рядки та стовпці серед інших даних. Змінюючи спосіб визначення кожного з цих стилів, можна застосовувати різні формати тексту та клітинок, налаштовуючи вигляд структури. Стиль можна застосувати до структури як під час її створення, так і коли структуру вже створено.

Виконайте одну або кілька з таких дій:

Автоматичне застосування стилю до нових підсумкових рядків або стовпців

Перейдіть до розділу Data >Outline (Структура) і виберіть запускач діалогових вікон.

Відкриється діалогове вікно Настройки.

Застосування стилю до наявного рядка або стовпця зведення

1. Виберіть клітинки, до яких потрібно застосувати стиль.
2. Перейдіть до розділу Data >Outline (Структура) і виберіть запускач діалогових вікон.

Відкриється діалогове вікно Настройки.

Крім того, щоб відформатувати структуровані дані, можна скористатися автоформатами.