Організація контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів є однією з найважливіших функцій управління. Його мета – сприяння своєчасному та якісному виконанню управлінських рішень в установі, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, окремих співробітників. Контроль за виконанням документів тісно пов’язаний з контролем оперативності та якості роботи апарату управління. Об’єктом контролю є діяльність самого апарату. Проте ця діяльність відображається в певному комплексі документів. Тому на практиці контроль за виконанням як функція управління і як вид діловодного обслуговування сполучаються в єдиний процес. Це свідчить про необхідність комплексного підходу до вивчення й раціоналізації процесів управління і діловодства. Отже, контроль є найважливішим засобом систематичного та активного вдосконалення роботи з документами та оптимізації процесів управління

Види контролю за виконанням документів

Розрізняють такі види контролю за виконанням документів:

• o контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;
• o контроль за строками виконання завдання.

Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (установи або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Контроль по суті – це оцінка того, наскільки правильно і повно вирішено питання. Таким чином, основна роль в організації такого контролю належить керівникам різного рівня, які повинні організувати контроль за виконанням документів та перевірити якість самого виконання.

Подеколи згідно з рішенням керівника установи контроль за виконанням документів може бути покладено на співробітника, який не входить до штату служби діловодства. Це досить часто практикується при підготовці розпорядчих документів, коли контроль за виконанням покладається на одного зі співробітників (як правило, заступника керівника) або керівник залишає контроль за собою. Разом із тим централізація контролю за виконанням документів є важливим чинником його ефективної організації.

Контроль за строками виконання документів у великих установах здійснюють, як правило, спеціальний підрозділ або група контролю, що є складовою служби діловодства, у невеликих установах – секретар. У структурних підрозділах перевірку виконання документів покладають на секретаря або іншу особу, відповідальну за діловодство.

Основними завданнями групи контролю (співробітника, що здійснює контроль) є:

• o відстеження руху й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають важливе значення, а також вказівок (доручень) керівництва;
• o узагальнення відомостей, одержаних під час відстеження процесу та результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
• o вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків і зміцнення виконавської дисципліни.

Перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням

З метою здійснення дійового контролю за виконанням документів у кожній установі має бути розроблено перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням. Перелік складається з урахуванням специфіки діяльності та структури установи.

У всіх без винятку установах обов’язковому контролю підлягають: закони України; постанови Верховної Ради України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України; запити та звернення народних депутатів України; рішення і розпорядження органів місцевого самоврядування; накази, доручення вищих органів; накази керівника установи, а також рішення колегіального органу установи, якщо такий існує; листи, що надійшли з інших установ, з резолюцією керівництва установи, звернення громадян тощо.

Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, періодично переглядається з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.

Перелік затверджується як самостійний документ або як додаток до інструкції з діловодства.

Документи, зазначені в переліку, можна поставити на контроль ще до того, як їх розглядатиме керівник, а також у тому разі, якщо керівник не надав спеціальних доручень щодо їх контролю. На документи, включені до переліку, складають додаткові примірники РКК, які використовуються потім з метою контролю. Проте за вказівкою керівництва установи на контроль можуть бути поставлені і такі документи, які переліком не передбачені.

Види робочої документації та вимоги до її складання

Отже, як було зазначено вище, робоча документація формується на всіх етапах процесу аудиту.

Кожна аудиторська фірма самостійно визначає і затверджує внутрішніми розпорядчими документами перелік документації та джерела її формування, що повинні складатися на різних етапах аудиту й у наступному збиратися в остаточному аудиторському файлі з перевірки. Орієнтовний перелік робочої документації аудиторської фірми наведено у таблиці 8.2.

Джерела інформації та документування результатів на різних етапах процесу аудиту

Засоби масової інформації Нормативно-правові акти Фінансова звітність за попередні роки

Лист-пропозиція Протоколи зустрічей з клієнтом Листування з попереднім аудитором

Лист-пропозиція Анкета попередньої оцінки ризиків суттєвих викривлень Лист – зобов’язання Попередній розрахунок обсягу та вартості робіт Попередній план аудиту

Статутні та засновницькі документи клієнта

Договір на проведення аудиту

Протоколи зборів органів управління підприємства Організаційно-управлінська структура, договори, угоди, контракти, ліцензії Фінансова звітність Документи попереднього аудиту

Меморандум загальної стратегії аудиту План аудиту Програми аудиту Аналітичні таблиці Анкети оцінки ризиків Розрахунок рівня суттєвості Меморандум планування

Проведення процедур отримання аудиторських доказів

Протоколи зустрічей 3 КЛІЄНТОМ Документи з опису та закріплення повноважень і обов’язків управлінського персоналу, службовців Інструкції з обліку Документи внутрішнього аудиту

Документи і реєстри бухгалтерського обліку

Документи управлінського обліку

Програми аудиту Договори, угоди, контракти

Документи-свідчення Доповідні записки Протоколи зустрічей 3 клієнтом Протокол обговорення результатів перевірки

Анкети оцінки складників внутрішнього контролю Результати проведених тестів контролю

Письмові пояснення управлінського персоналу

Аудиторські докази, отримані із зовнішніх джерел Результати спостереження за інвентаризацією Розрахунок обсягу вибірки Оцінка результатів

Зведена відомість результатів оцінки аудиторських доказів

Здійснення заключних процедур

Остаточний варіант фінансової звітності

Підсумки проведеного аудиту Протоколи зустрічей 3 клієнтом

Аудиторський звіт Аудиторський висновок

Для того щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми. Таких класифікаційних ознак у теорії аудиту можна зустріти дуже багато. У таблиці 8.3 подано найбільш вживані в теорії аудиту класифікації аудиторської документації.

Класифікація аудиторської документації

Вид за класифікаційною ознакою

За часом ведення і використання

За джерелами отримання

> Від третіх осіб

За характером інформації

> Про керівництво і персонал підприємства

> Про економічну основу діяльності підприємства

> Про систему внутрішнього контролю

> Про систему бухгалтерського обліку

> Аудиторські організаційно-функціональні документи

> Документи оцінки аудиторського ризику

> Аудиторські документи по перевірці окремих статей і показників річного звіту

За ступенем стандартизації

За формою подання ;

За технікою складання >

На машинних носіях

Разом з тим для практичного застосування найбільш важливим є систематизація всього масиву робочих документів за такими ознаками, як:

класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську документацію на базову та підсумкову,

– класифікація за часом ведення та використання, що поділяє аудиторську документацію на документацію постійного та поточного використання.

До підсумкової документації традиційно відносять аудиторський звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті вивчення й аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих документах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й випливає відповідна форма розподілу аудиторської документації. Важливість такої класифікації полягає в тому, що підсумкова документація є продуктом, кінцевим результатом всієї копіткої праці команди аудиторів. Саме тому міжнародні стандарти аудиту мають спеціальні стандарти, які встановлюють вимоги не тільки до порядку формування аудиторської думки, але й форми її викладення в аудиторському висновку.

Практичний аспект важливості поділу робочої документації на документацію постійного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протягом певного часу. Відомо, що МСА враховують ці обставини й передбачають можливість здійснення певних процедур (наприклад, отримання знань про підприємство, вивчення та документування його внутрішнього контролю та ін.) лише при першому випадку укладення договору на аудит. Крім того, процедури аудиту поточної фінансової звітності пов’язані з використанням інформації, яка була відображена у фінансовій звітності попереднього звітного періоду (наприклад, дані про залишки за рахунками, основні операції, договори, контракти, які завершуються в наступному періоді і на які слід звернути увагу при наступних перевірках). Саме тому доцільно складати комплект документів для подальшої роботи. В аудиторській практиці такий комплект документів отримав назву постійного Файла.

Постійний файл створюється для:

• – формування документального забезпечення інформацією підприємство, яка не змінюється на нову дату аудиту. Цим виключається необхідність повторного вивчення широкого кола питань;
• – збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;
• – підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.

У постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому. Проте інформація постійного файла повинна періодично оновлюватись і не мати некорисних й застарілих матеріалів.

Комплект документів постійного файла, як правило, розміщують в окремій папці. Про всі внесені зміни до складу документів у постійному файлі робиться відповідна позначка про зміст внесених змін із зазначенням прізвища особи, яка вносила відповідні зміни та дату змін. Матеріали, що зберігаються в папці постійного файла, використовуються в майбутньому для підготовки до чергового аудиту.

Орієнтовний зміст постійного файла наведено у таблиці 8.4.

Зміст та перелік документів, які включаються до постійного файла

Назва розділу постійного файла

Зміст та перелік документів, які включаються до розділу

Відомості про підприємство

Історія діяльності підприємства, дані про структуру, джерела початкового капіталу, тенденції в галузі збуту і прибутків, географічна експансія, придбання інших підприємств, злиття.

Юридичні документи: копії чи витяги зі статуту і документів про створення підприємства та партнерських угод

• – статут
• – організаційна структура (основні відділи, персонал, організаційні характеристики, централізована, децентралізована);

Загальна інформація, що допомагає зрозуміти підприємство і галузь

• – копії чи витяти з поточних контрактів, наприклад, орендних, облігаційних угод, про ліцензійні платежі
• – плани розвитку підприємства (бізнес-плани).

• – копії чи витяги з протоколів зборів акціонерів, засідань ради директорів чи комітетів, загальних зборів;
• – внутрішні правила діяльності підприємства;
• – копії існуючих ліцензій;
• – зразки облігацій та сертифікатів на акції;
• – допуски акцій до офіційної торгівлі на фондовій біржі;
• – угоди про управління чи керівництво;
• – перелік основних акціонерів із зазначенням кількості акцій, які їм належать;

Матеріали щодо організації обліку і внутрішнього контролю

• – накази з облікової політики;
• – характеристики (описові та з використанням структурних схем) і оцінка процедур внутрішнього контролю, включаючи перелік основного персоналу і осіб, відповідальних за документування в кожній галузі;
• – службові записки, пов’язані з важливими чи постійними проблемами бухгалтерського обліку;
• – дослідження клієнта, які стосуються ефективності процедур внутрішнього контролю;
• – інформація про комп’ютерні програми з обліку і аналізу;
• – план рахунків, затверджений підприємством;

Аудиторські висновки та фінансова звітність за попередні роки

• – фінансова звітність, статистичні дані, зведення результатів основної діяльності;
• – аудиторські звіти;
• – аудиторські висновки;

• – види продукції і послуг (обсяг основних видів продукції та прибутковість асортименту;
• – тенденції в ціноутворенні;
• – типи і місце розташування засобів виробництва;
• – характеристики і кваліфікація робочої сили, види використовуваних матеріалів);
• – методи збуту і розподілу (питома вага клієнта на ринку, основні конкуренти, попит на продукцію, основні покупці, стратегія щодо гаранти якості);
• – фінансова політика (фінансова структура, зв’язки з інвестиційними компаніями і банками, історія відкритої та індивідуальної пропозиції цінних паперів, плани експансії, заміна активів);
• – спеціальні дослідження у сфері оподаткування;

Копії листів щодо замовлення на аудит та інші

Робоча документація, яка формується в процесі проведення поточної аудиторської перевірки, збирається у поточний файл.

Робоча документація, яка збирається у поточному файлі, має забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту, необхідний для складання аудиторського висновку, підтвердження того, що аудит проводився згідно з вимогами МСА.

Якість робочої документації забезпечується тоді, коли її форма, зміст та порядок складання носять унормований внутрішніми стандартами аудиторської фірми характер. Саме тому дуже важливим є розробка та впровадження в кожній практикуючій аудиторській фірмі стандартизованих форм робочої документації.

МСА 230 (П) визначає, що основні вимоги до аудиторської документації полягають в наданні зрозумілої інформації щодо:

• 1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та регуляторним вимогам;
• 2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські докази;
• 3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.

Виходячи з основних вимог стандарти аудиторської фірми щодо робочої документації повинні забезпечити те, щоб така документація дозволяла:

• – мати чіткий зв’язок відповідного документа з об’єктом перевірки;
• – визначити період перевірки, для якого складено документ;
• – об’єктивно висвітлити інформацію;
• – чітко і зрозуміло розкрити зміст відповідного документа для особи, яка не складала такого документа;
• – ідентифікувати відповідний документ з аудиторською фірмою, для якої він складався, з особою, яка його складала, та часом його складання.

Стандартизація форми аудиторської документації досягається за допомогою визначення обов’язкових реквізитів документа, до яких, зокрема, належать:

• – назва документа;
• – номер;
• – перехресне посилання на документи, з якими він пов’язаний;
• – період, що перевіряється;
• – зміст;
• – виконавці та контролери;
• – дата створення;
• – розшифровка умовних позначень.

Аудиторські робочі документи: поняття, класифікація, зміст та форма. Реферат

У Законі України “Про аудиторську діяльність” навіть не згадується про порядок складання робочих документів аудитора і ведення аудиторського досьє. Цю прогалину заповнив національний норматив аудиту № 6 “Документальне оформлення аудиторської перевірки”.

У міжнародних аудиторських стандартах також немає положення щодо ведення аудиторських робочих документів і методика їх складання зарубіжними аудиторськими фірмами має конфіденційний характер.

Робочі документи аудитора — це записи аудитора, здійснені ним під час планування, підготовки та проведення перевірок, узагальнення їх даних, а також документально зафіксована інформація, отримана у процесі аудиту від підприємства-клієнта, третіх осіб або усні повідомлення, задокументовані аудитором за допомогою тестування.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації — робочої та підсумкової.

У вищезгаданому нормативі № 6 дається приблизний зміст та порядок оформлення і зберігання робочої документації аудитора.

Завдання аудитора — вести документацію зі справ, що стосуються прийнятих рішень за результатами здійсненої аудиторської перевірки, яка буде покладена в основу аудиторського висновку.

До робочої документації включається інформація, яка на погляд аудитора є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка має підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча аудиторська документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації або на відеоплівці. Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль за процесом її здійснення. У робочій документації реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудиторських рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки. Аудиторський висновок є обов’язковим компонентом підсумкової документації.

Зміст і форма робочих документів

Робочі документи виконують такі функції:

• обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;
• полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;
• сприяють виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;
• допомагають у роботі аудитора.

Робочі документи покликані відображати інформацію з питань, що підлягають перевірці:

• методики проведеного аудиту;
• проведених під час перевірки тестів;
• зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.

Зміст робочих документів розкриває професійні міркування аудитора, оскільки немає можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

Визначаючи майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності. Переглянувши цю робочу документацію, інший аудитор мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, котрий підготував робочу документацію.

Перед аудитором стоїть завдання: робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його доступність.

Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фірми) визначають з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (наприклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

Доцільно використовувати матеріали робочих документів, підготовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих документів. Ці матеріали мають відповідати дійсному стану справ. Бажано до початку перевірки звернутися до клієнта з проханням підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

З огляду на це, робочі документи слід поділити на:

• постійні, тобто, клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі документи мають містити інформацію, що стосується, насамперед, перевірки окремих питань, що виникають із року в рік (копії статутних та реєстраційних документів);
• поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:

• на першій сторінці кожного робочого документа вказуються назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;
• кожному робочому документу дається назва, наприклад: “Аудит основних засобів”, “Аудит порядку і проведення інвентаризації”;
• для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр) (див. Дод. 1 до ННА 6).
• на кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.

Робочі документи включають:

• інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;
• необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;
• інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;
• документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;
• документацію про порядок планування аудиту;
• аналіз важливих показників та тенденцій;
• документацію, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат за кожною з них;
• список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;
• висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;
• листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про проведені бесіди та обговорення;
• копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;
• копії фінансових звітів клієнта;
• опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;
• висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:

• забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;
• підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;
• забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства;
• служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. На підставі робочих матеріалів аудитор може складати різні довідки, таблиці, розрахунки. Але його право власності на ці матеріали обмежується етичними нормами та зобов’язанням конфіденційності перед клієнтом. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих документів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора. Мінімальний термін зберігання документації має бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

Додаткова підсумкова документація

Додаткова підсумкова документація не є обов’язковою і видається замовникові тільки в тому випадку, коли аудитор вважає це необхідним, або у випадку, коли це обумовлено в договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом. Додаткова документація оформлюється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

Як додаток до аудиторського висновку додаткова підсумкова документація оформлюється, якщо аудитор у висновку посилається на неї. В іншому випадку додаткова підсумкова документація є самостійним документом. Аудитор може не посилатися у висновку на додаткову документацію в тому разі, якщо викладене в ній не є настільки істотним, щоб вплинути на зміст аудиторського висновку. Зміст та форми додаткової підсумкової документації аудиту визначає сам аудитор.

Додаткова підсумкова документація аудиту оформлюється під одною з таких назв: “Аудиторський звіт”, “Звіт про проведення аудиту”, “Звіт про результати проведення аудиту”, “Звіт про експрес-огляд”, “Експертний огляд”, “Зауваження та рекомендації за результатами аудиторської перевірки”, “Лист-інформування клієнта” тощо.

Після завершення аудиту один примірник підсумкової документації (аудиторського висновку та додаткової документації) залишається в аудитора (аудиторської фірми). З урахуванням забезпечення зберігання та конфіденційності аудиторська фірма (аудитор) встановлює порядок зберігання підсумкової документації. Заборонено її вимагати або вилучати в аудитора (аудиторської фірми), за винятком випадків, передбачених законодавством.

Додаток 1 до ННА 6.

Приклад організації документального оформлення аудиту та присвоєння кодів (шифрів).

Види документації мають відповідати галузевим ознакам клієнта і змісту прийнятих аудитором рішень.

Розділ І. Фінансова звітність.