Документи, що передаються в архів, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватися – тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.
Після відходу працівника його особисте справа передається для подальшого зберігання архів підприємства. Термін зберігання особових справ працівників, закінчених діловодством після 1 січня 2003 року, становить 50 років (Стаття 445 Переліку № 236).
Скільки зберігається Заява у поліцію? Матеріал перевірки за заявою по закінченні перевірки передається до архіву. Так що Заява не втрачається і зберігається у матеріалах перевірки щонайменше рік.