Призначення зустрічі – це важливий крок у бізнесі, який потребує ретельної організації та підготовки. Від того, наскільки добре ви сплануєте зустріч, залежить її успішність та результативність. Правильне призначення зустрічі – це гарантія того, що всі учасники зустрінуться вчасно, будуть готові обговорювати актуальні питання та досягнути конкретних результатів.
Першим кроком при призначенні зустрічі необхідно визначити мету та тему зустрічі. Ціль може бути різною – це може бути обмін інформацією, прийняття важливих рішень, обговорення проекту та багато іншого. Визначтеся з темою, яку ви хочете обговорити на зустрічі, щоб усі учасники були в курсі та заздалегідь підготувалися до обговорення.
Далі, необхідно визначити склад та кількість учасників зустрічі. Не призначайте надто багато людей, щоб зустріч не перетворилася на безкінечне обговорення без конкретних результатів. Також, враховуйте, що учасники мають бути зацікавлені в обговоренні теми та мати корисні знання та досвід.
Призначити зустріч можна різними способами – телефоном, електронною поштою або за допомогою спеціальних програм. Важливо повідомити учасників про дату, час та місце зустрічі заздалегідь, щоб вони могли спланувати свій час та підготуватися до обговорення. Пам'ятайте, що коректне та ясне запрошення – запорука участі учасників та успішного проведення зустрічі.
| Як правильно призначати зустрічі | |
|---|---|
| Крок 1 | Визначити мету зустрічі та список необхідних учасників |
| Крок 2 | Вибрати зручний час та місце проведення зустрічі |
| Крок 3 | Скласти порядок денний, що включає всі необхідні питання та теми, які необхідно обговорити |
| Крок 4 | Створити та надіслати запрошення для учасників зустрічі |
| Крок 5 | Підготувати всі необхідні матеріали та документацію, які будуть використовуватись на зустрічі |
| Крок 6 | Провести зустріч, слідуючи складеному порядку денному і приділяючи рівну увагу кожному питанню |
| Крок 7 | Після зустрічі виконати необхідні дії та організувати подальший план дій на основі обговорених питань |
Як правильно просити про зустріч?
Як чемно попросити про зустріч? Використовуйте такі фрази, як "Чи можу я попросити про послугу", "Не могли б ви надати мені послугу", "Чи можу я потурбувати вас на секунду" і т. п. у своїх електронних листах із проханням про зустріч.
Як умовити клієнта на зустріч?
Як правильно призначити зустріч по телефону
- Це досить складно, але можливо. Всього п'ять кроків і ви маєте на меті: Привернути увагу людини
- Уявитись і коротко розповісти про компанію
- Пояснити, з якою метою дзвоніть
- Розповісти про вигоду
- Відпрацювати заперечення
- Обговорити деталі зустрічі
Як правильно домовитись про зустріч по телефону?
Покажіть, що ви цінуєте час клієнта запитайте у листі, коли йому буде зручно прийняти ваш дзвінок, та вкажіть, що дзвінок займе не більше 5 хвилин. Не буде зайвою фраза: «Якщо у вас є якісь питання, будь ласка, пишіть і дзвоніть мені». Відразу після неї йде підпис.