Розрахунок відпускних в Україні: методика, таблиця, приклади

Відпускні – це обовязкова частина кожного трудового договору. Кожен працівник має знати правила розрахунку відпускних, для уникнення неприємних ситуацій з роботодавцем. Тому мати елементарні зняння розрахунків – це необхідна річ. Рекомендую статтю для прочитання нижче.

Фінансовий експерт, юрист в Kredit-ok.

Кожен сезон відпусток змушує задуматися і порахувати, скільки відпускних необхідно українцю. Для цього потрібно розрахувати свій бюджет, ознайомитися з законодавством, а також прочитати даний матеріал і ознайомитися з усіма змінами відпускного бюджету на 2021 рік в Україні.

Основна інформація про відпускні кошти

За українським трудовим кодексом, кожному громадянину надається оплачувана відпустка, період і регулярність які визначається в залежності від особливостей професії людини. Так, виходить, що робота на більш складній і небезпечній для здоров’я людини компенсується додатковими днями для відпочинку.

Які бувають типи відпустки:

• Трудова або щорічна відпустка;
• Творча;
• Додаткова;
• Соціальна;
• У зв’язку з навчанням.

Більш детальну інформацію кожен бажаючий зможе знайти в Законі України “Про відпустку”.

Весь перерахований список відпусток оплачують, про це зазначено в Кодексі Законів про працю України та іншими законодавчими документами.

Потрібно знати також, що неоплачувану відпустку – це дні, коли працівник за свій рахунок не виходить на роботу, але в той же час не втрачає своє робоче місце. Такий період не включається в розрахунковий при нарахуванні відпускних.

Але все ж, даний матеріал спрямований на розгляд саме відпускного розрахунку і його механізму.

Розрахунок відпускних

Для того, щоб розрахувати відпускні, необхідно суму середньоденної зарплати за останніх 12 місяців помножити на кількість днів відпустки.

Це дуже просто розрахувати і таким чином працівник отримує правильний результат своїх підрахунків і знатиме скільки йому повинні будуть виплатити. Але також, щоб обчислити все ще правильніше, необхідно підрахувати величину середньоденної зарплати. Для цього необхідно взяти всю суму зарплати, яку людина отримала за 12 місяців.

Наприклад, якщо відпустка розпочинається 1 квітня 2021 року, то підраховувати будуть виплати за період з 1 квітня 2020 по 31 березня 2021року. Але якщо відпустка починається не на початку, а в середині місяця, то виплати будуть нараховані за всі повністю відпрацьовані місяці.

Що стосується тих працівників які пропрацювали менше року, то такі відпускні будуть розраховуватися за повні відпрацьовані місяці.

Також за новими змінами, з 2021 року кожна організація має скласти графік відпускних для працівника. Він має складатися в кінці грудня чи перших днях січня.

Розрахунок відпускних містить такі обов’язкові параметри:

1. Кількість відпрацьованих днів або місяців;
2. Розмір заробітної плати;
3. Тарифний або посадовий оклад;
4. Невідпрацьований час;
5. Розрахунковий період;
6. Тип відпустки;
7. Кількість днів відпустки.

Сьогодні бухгалтера для підрахунку відпускних користуються новими комп’ютерними програмами, що прискорюють процес підрахунку. Бухгалтеру необхідно лише внести коректні дані і програма самостійно підраховує все необхідне.

Які доходи включаються до розрахунку середньої заробітної плати?

За Порядком обчислення середньої зарплати від 1995 з доповненнями і поправками, регламентуються види доходу, що включаються до розрахунку зарплати при визначенні суми відпускних виплат.

В Україні в розрахунок відпускних включають такий дохід :

• Розмір зарплати (сукупний);
• Додаткова доплата за роботу в неробочий час;
• Надбавки;
• Премії;
• Додаткові винагороди за рік. Така виплата ділитися на 12 місяців, за який зроблено розрахунок;
• Лікарняні виплати (перші 5 днів лікарняного оплачує організація в якій працює людина, а решту днів ФСС).

Детально ознайомитися з переліком виплат можна в Порядку №100, також там можна вивчити список виплат, які не береться до уваги для визначення середньої заробітної плати.

Святкові і вихідні дні в період відпустки

Багато бухгалтерів до сих пір не можуть визначитися, задаючись питанням, включати або ж не включати святкові дні в період відпустки? Працівники кадрових департаментів знають, що працівники частіше обиратимуть дні відпустки таким чином, щоб його початок збігався з початком тижня. Так здається, що відпустка трохи довша.

Але якщо з вихідними ніяких проблем немає, адже це календарні дні, то зі святами можна заплутатися.

Необхідно пам’ятати, що всі свята які припали на відпустку – не зараховують за вихідні.

Відпускні: приклад розрахунку

Наприклад, якщо працівник написав заяву на трудову відпустку на період в 14 днів і припустимо, що початок відпустки приходить на 19 червня 2020 року (понеділок). У цей проміжок часу святковий день припадає на 28 червня.

Сукупна заробітна плата з липня 2019 по травень 2020, складає 37 500 гривень. Потім виходить, що премія за один квартал 2020 року становить 1 800 гривень. Звичайна сума для підрахунку середньої 40 800 гривень. І кількість календарних днів в році – 365. Кількість святкових днів у році – 10 (це зазначено в законодавчих документах).

Так наприклад буде виглядати середньоденний розрахунок для працівника : 40 800 гривень: (365 – 10 (днів)) = 114,93 гривні.

Таким чином можна підрахувати суму відпускних : 114,93 множимо на 14 = 1 609,02 гривні.

За допомогою таких підрахунків працівник отримує оплату за відпускний період в розмірі 1 609, 02 гривні. Будьте уважні, така виплата повинна відбутися не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки.

Розрахунок відпускних якщо працівник працює менше 12 місяців

Якщо працівник прийшов на роботу наприклад 1 вересня в 2020 році і написав заяву на надання йому відпустки, наприклад з 1 травня 2021 року строком на 18 днів. Виходить, що розрахунковим періодом буде вересень 2020 і до квітня 2021 року.

За цей період зарплата буде – 36 000 гривень, а кількість календарних днів буде визначено також за період з вересня по квітень (242 дня). На цей період припадає три святкові дні, тому розрахунок буде такий:

242 віднімаємо 3 святкові дні і у нас вийде 239 днів.

А ось так можна розрахувати суму середньоденної заробітної плати:

36 000: (242-3) = 150,63 гривні

Відпускні теж можна порахувати самостійно:

150,63 множимо на 18 і виходить 2 711, 34 гривні.

Ось і все, дуже просто і можна самостійно дізнатися скільки відпускних буде виплачено.

Працівник не відпрацював повний місяць: як розрахувати?

Припустимо, що працівник прийшов на роботу 28 березня 2020 року і відразу звернувся до відділу кадрів за оформленням заяви на відпустку для здачі сесії 20 квітня 2020 року на період в 21 день. Як можна дізнатися по законодавчим документам, що така відпустка (навчальна) виплачується в повному розмірі та такий розрахунок проводитися за таким же алгоритмом, що і для щорічної відпустки.

Але тут трохи важко буде підрахувати суму доходу за розрахунковий період. Так як за розрахунок може бути прийнята зарплата або інші виплати, які були зроблені за минулі відпрацьовані повних місяців, то необхідно застосувати знову таки Положення №100, суть якого в тому, щоб застосувати тарифну ставку або ж посадовий оклад.

Таким чином середньоденна зарплата вираховується:

4 000 гривень (посадовий місячний оклад) множимо на 12 місяців і ділимо на суму яка вийде (365 10) = 135,21 гривні.

Виходить сума відпускних = 135,21 множиться на 21 день.

В результаті отримуємо суму в 2 839,41 гривня.

Також важливо знати, що право на повну відпустку мають лише ті, хто відпрацював в організації не менше 6 місяців, а ось відпустку з меншим періодом надають в залежності від уже відпрацьованого часу і розрахунок йде пропорційно йому. Якщо не вдаватися в складності, то простими словами кожен працівник, за повний місяць своєї роботи може отримати 2 дні відпустки. Таким чином можна підрахувати, що за відпрацьованих три місяці можна взяти відпустку на 6 днів.

Звичайно правила і політика в кожного підприємства індивідуальна і тому деякі компанії у виняткових випадках можуть надати працівникові відпустку авансом. Звичайно в такому випадку йде ризик тільки на керівництво компанії, але все ж такий метод мотивує і заохочує співробітників.

Розрахунок відпускних в онлайн-режимі

На сьогоднішній день можна провести розрахунок онлайн завдяки різним сервісам і сайтам, які спрямовані саме для вирішення даного завдання. Такі сервіси дуже прості у використанні, користувачеві досить просто внести дані по середній заробітній платі і кількості днів відпустки.

Такі сервіси постійно стежать за оновленнями і правками в законодавчих документах, тому можна сміливо користуватися такими сайтами і не боятися, що підрахунок буде невірним через застарілу інформацію.

Звичайно, бухгалтер на підприємстві дуже ретельно стежить за всіма змінами і доповненнями, які відносяться до нарахування виплат по праці, а також враховує всі нюанси пов’язані з трудовою діяльністю працівника.

Але в такому випадку розрахунок онлайн може трохи відрізнятися від розрахунків, які робить бухгалтер. Звичайно, якщо розрахунки отримані в онлайн-режимі залишили питання у користувача, то йому краще всього звернутися з питаннями безпосередньо до бухгалтера підприємства на якому він працює.

Компенсація за невикористану відпустку

Якщо працівник організації звільняється, він повинен знати про те, що має право на компенсацію невикористаних відпускних. Період невикористаної відпустки визначають кадрові служби відповідно до трудового законодавчим документом.

Сьогодні період трудової відпустки – 24 дні, таким чином можна побачити, що кожен співробітник, який відпрацював 12 місяців має право на відпустку саме на 24 дні. Якщо ж на день звільнення працівник був у відпустці меншу кількість днів, ніж було, то йому підприємство повинно виплатити компенсацію.

І навпаки, якщо у співробітника більше ніж необхідно використаних днів відпустки з нього вираховують суму за ті дні, які перевищили ліміт. Зазвичай таких днів може бути від 2 до 5-ти.

Розрахувати дні компенсації можна за такою ж формулою як при розрахунку щорічної відпустки.

Що має право вимагати працівник при звільненні?

Так як роботодавець і безпосередньо сам працівник перебувають у трудових відносинах і одним з головних правил є організація щорічної відпустки або ж компенсація її при відмові працівником виходити у відпустку. Якщо ж працівник прийняв рішення про звільнення, тоді працівникові повинні виплатити компенсацію за те, що він відмовився від відпустки.

У ситуації, де компанія прийняла рішення про звільнення працівника самостійно, необхідно знати, що в такому випадку працівнику теж повинні виплатити певну суму за те, що він не йшов у відпустку.

Що робити якщо роботодавець не хоче виплачувати компенсацію за відпустку?

На практиці трудові відносини можуть стати конфліктними і звичайно ж виплата відпускних або будь-якої іншої суми призначеної для працівника згідно із законом не може стати інструментом для маніпуляцій з боку керівника.

Співробітник який звільнився повинен знати свої права і що йому повинні виплатити всю суму.

Але якщо трапилася така ситуація, коли оплату неможливо отримати або ж вона прийшла але не в повному розмірі та ще й з порушенням терміну виплати, звільнений працівник має право написати заяву в територіальну державну Інспекцію праці або ж написати звернення прямо на веб-сайт Держінспекції України з питань праці.

Таке недотримання правил з боку роботодавця тягне за собою накладення штрафу.

Як будуть розраховуватися відпускні в 2021 році в Україні?

У 2021 році правила з розрахунку трохи змінились. Зокрема, у 2020 році утвердили зміни до Порядку №100. Основні зміни відбулися щодо розрахунку середньої заробітної плати: доповнено перелік виплат, які не враховуються при обчисленні середньої зарплати (п. 4 Порядку) наступними виплатами: винагородою державним виконавцям та зарплатою, яка нарахована під час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму.

Також ввели складання графіку відпусток — 2021. Він обов’язковий для всіх (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Має складатися в кінці грудня чи перших днях січня.

Як самостійно розрахувати відпускні

Для того, щоб розрахувати відпусткові:

1. Зазначте скільки днів відпустки надається працівнику.

2. Виберіть із календаря дати «Початок відпустки» (або дату звільнення, якщо розраховуєте компенсацію при звільненні) та «Початок трудових відносин», а також «Розрахунковий період» із запропонованого списку. В результаті в поле «Кількість календарних днів розрахункового періоду» з’явиться необхідна кількість днів.

3. Вкажіть «Сукупний заробіток за розрахунковий період». Підсумовуючи заробіток для обчислення середньої зарплати, слід включати виплати, передбачені п. 3 Порядку № 100. А саме:

• основну заробітну плату (під час визначення виплат керуються Інструкцією зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5);
• доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші);
• виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
• винагороду за підсумками роботи за рік та вислугу років;
• виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо);
• допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
• допомогу по вагітності та пологах тощо

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають, згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. А одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається в середній заробіток шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Виплати, які не враховуються під час обчислення середньої зарплати для оплати відпусток, зазначені в п. 4 Порядку № 100. Серед них одноразові виплати, зокрема матдопомога, вихідна допомога, виплати за виконання окремих доручень, компенсаційні виплати на відрядження, переведення та несвоєчасну виплату зарплати, дотації, виплати, пов’язані з ювілейними датами, зарплата за сумісництвом тощо.

4. Заповніть поле «Тарифна ставка (посадовий оклад)» у разі, якщо ви вибрали зі списку «Розрахунковий період» – «менше місяця» або у полі «Сукупний заробіток за розрахунковий період» поставили галочку навпроти «працівник не мав заробітку не зі своєї вини». У такому разі «Сукупний заробіток за розрахунковий період» заповниться автоматично.

5. Заповніть «Кількість календарних днів, коли особа згідно із законодавством або з інших поважних причин не працювала та за нею не зберігався заробіток або зберігався частково». Заповнюється у разі, якщо протягом розрахункового періоду працівнику надавалася відпустка без збереження зарплати, був час простою не з вини працівника, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком тощо. В результаті в поле «Кількість календарних днів для розрахунку середньої зарплати» з’явиться кількість днів, необхідне для розрахунку.

6. Після введення рядків натисніть «Розрахувати» і подивіться «Результати»: «Середньоденна зарплата», «Сума відпусткових».

Інші калькулятори

Калькуляторвідпускних: ефективні розрахунки та стратегічне планування

Ви коли-небудь замислювалися, скільки робочого часу витрачаєте на рутинний підрахунок відпускних для співробітників ? А скільки нервів і сил іде на перевірку цих кропітких обчислень, щоб виключити найменшу помилку ? Часом це забирає безліч дорогоцінних ресурсів.

Калькуляторвідпустки — повністю автоматизує ці підрахунки. Точність і швидкість процесу доступна в кілька кліків. Інструмент вивільняє час HR-фахівців для більш важливих стратегічних завдань і дозволяє забути про рутину розрахунків відпускних раз і назавжди.

Як виконує розрахунки калькуляторвідпускних

Калькуляторвідпускних працює на основі закладеного алгоритму, який враховує всі тонкощі законодавства про працю. У програму вносяться дані конкретного працівника:

• кількість календарних днів відпустки;
• дата початку відпустки та прийняття на роботу;
• тарифна ставка;
• розрахунковий період;

На виході сервіс видає точний результат — суму відпускних для працівника відповідно до закону з урахуванням усіх нюансів і податкових відрахувань. Під час розрахунків використовується середня зарплата співробітника за останні 12 календарних місяців на основі введених даних. Інтерфейс програм простий і зрозумілий, а інструкція дозволяє освоїти інструмент за кілька хвилин.

Які можливості дає калькуляторвідпускних для HR

Використання калькуляторакомпенсаціївідпустки відпускних дає змогу суттєво заощадити час HR-фахівців. За даними досліджень, ручний розрахунок відпускних для 20 співробітників займає в середньому 3-4 години, тоді як автоматизований калькулятор справляється з цим завданням менш ніж за 30 хвилин.

Якщо в компанії працює 100 співробітників, то на ручні розрахунки йде вже 15-20 годин. Це означає, що 2-3 робочі дні щомісяця витрачається тільки на обчислення відпускних, не враховуючи часу на подальші перевірки та виправлення помилок.

При використанні калькулятора економія робочого часу становить близько 80-90% залежно від розміру компанії. Крім того, ймовірність помилки при автоматичному розрахунку зведена до мінімуму. Це дає змогу повністю виключити необхідність додаткових перевірок і виправлень вручну. Таким чином, впровадження калькуляторавідпусткипризвільненні звільняє HR-фахівців від рутини розрахунків і дає можливість сконцентруватися на більш важливих стратегічних завданнях.

Крім того, мінімізуються ризики помилок у розрахунках завдяки автоматизації. У кадровика з’явля ється гнучкий інструментарій для моделювання різних сценаріїв відпусток персоналу з оцінкою витрат на них. А масове опрацювання даних дає змогу швидко робити розрахунки для всіх співробітників компанії або великих підрозділів.

Відмова від впровадження онлайн-калькуляторавідпусток тягне за собою втрачені можливості в плані оптимізації роботи HR-служби компанії. Серед основних:

1. Збереження надлишкових часових витрат на ручні розрахунки, що доходять часом до декількох робочих днів на місяць у кожного фахівця. Це серйозно знижує загальну продуктивність праці.
2. Відсутність автоматизації несе високі ризики людських помилок через рутину при розрахунку відпускних вручну для великої кількості співробітників. Подібні прорахунки можуть обернутися штрафними санкціями з боку органів контролю.
3. HR-служба втрачає аналітичні можливості для оперативного планування бюджету на виплату відпускних співробітникам і оцінки впливу на фонд оплати праці. А відсутність цих даних не дає змоги ухвалювати зважені управлінські рішення у сфері персоналу.

Відмовляючись від впровадження калькуляторавідпускних, компанія стикається з цілою низкою істотних операційних і фінансових ризиків, а HR-служба втрачає можливості для оптимізації та підвищення ефективності своєї діяльності.

Кейси застосування калькуляторавідпускних

Практична користь від цього рішення відчутна в різних напрямах роботи кадровика. По-перше, це прискорення поточної оперативної діяльності щодо конкретних відпусток співробітників. Калькулятор дає змогу автоматизувати широкий спектр розрахунків:

1. Компенсація за невикористану відпустку. Калькуляторднівщорічноївідпусткизаробочіроки швидко розрахує грошову компенсацію при відмові співробітника від належної відпустки або неможливості її використання в поточному році.
2. Розрахунок при звільненні. При розірванні договору з працівником калькуляторрозрахункуднівневикористаноївідпусткипризвільненні зробить точний облік згідно з ТК. Це прискорить процес оформлення при звільненні.
3. Планування відпусток. Інструмент дозволяє гнучко моделювати графіки відпусток з урахуванням потреби в кадрах і бюджетних обмежень на виплати в різні періоди року. Це оптимізує планування.

Також сервіс незамінний при плануванні бюджету на відпустки персоналу. За короткий час можна отримати точні дані майбутніх виплат працівникам. Калькулятор дає змогу оперативно оцінити зміну навантаження на фонд оплати праці під час масового відкликання людей з відпусток, внесення правок до штатного розпису та інших HR-кейсів.

Ефективність використання безкоштовногоонлайнкалькуляторавідпустки зростає в рази за комплексного підходу, коли він інтегрується з іншими інформаційними системами в галузі управління персоналом. Використання калькуляторавідпускних в єдиній HR-системі мінімізує трудовитрати, усуває дублювання зусиль і зводить до мінімуму ймовірність помилок.

Зручні сервіси розрахунку мають синергетичний ефект для HR-служби. Знижуються витрати часу на обробку відпусток персоналу, підвищується їхня точність. Такий інструментарій забезпечує інформаційне підґрунтя для зважених управлінських рішень щодо вдосконалення кадрової політики.